Interrogantes
Aquí encontrará un listado de preguntas frecuentes sobre la Norma ISO 45001, publicada el día 12 de marzo de 2018, y la migración de los sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo desde OHSAS 18001.
La certificación es la forma en la que una organización puede probar que cumple con los requisitos de una norma.
Esta certificación la debe conceder alguien ajeno a la organización que audite el producto o servicio y que cumpla con los requisitos específicos de la norma que se quiere certificar.
Este tercero ajeno al que nos referimos, es el Organismo de Certificación. Su función consiste en auditar las organizaciones que soliciten una certificación. Para ello, evalúa si la organización es conforme o no con los requisitos específicos de la norma.
Al igual que las empresas son diferentes, lo mismo ocurre con los Organismos de Certificación, no todos son iguales, ya que dependerán de quién los realice. El valor de la certificación depende de la confianza que se tenga en el organismo que la emitió.
El cuidado y atención que muestre un Organismo de Certificación a la hora de realizar una evaluación demuestra el nivel de confianza que aporta el certificado.
- ¿Había conflictos de interés entre el Organismo de Certificación y la organización solicitante?
- ¿Son independientes el Organismo de Certificación y la organización que solicita el certificado?
- ¿Era imparcial quien realizó la certificación?
- ¿Fue realizada por profesionales cualificados?
- Los procesos y métodos que se siguieron, ¿eran los adecuados?
- ¿Estaban calibrados y ajustados correctamente los equipos, medidores y otros dispositivos utilizados en la medición?
- ¿Aportó la evaluación una visión representativa de la situación?
- El tiempo empleado y las pruebas realizadas, ¿fueron suficientes?
Como hemos mencionado anteriormente, un Organismo de Certificación es quien otorga la certificación, por lo tanto, debe ser de confianza. Por eso, hay diferentes formas de demostrar que se puede confiar en él. Entre ellas, una consiste en disponer del certificado ISO 17021, que es un certificado que acredita a los Organismos Certificadores a emitir sus certificados sobre normas ISO. Este certificado ISO 17021 es otorgado por un Organismo de Acreditación.
Hay diferentes Organismos de Acreditación, aunque en casi todos los países existe uno oficial que pertenece al Foro Internacional de Acreditación (IAF) .
Por lo tanto, es aconsejable comprobar que el Organismo de Certificación con el que vamos a trabajar esté acreditado por un Organismo de Acreditación oficial aprobado por la IAF.
Algo que también se debe tener en cuenta para demostrar fiabilidad de un Organismo de Certificación es la reputación y la marca. Ya que un Organismo de Certificación que tenga una buena reputación tendrá mucho cuidado y rigor a la hora de emitir certificaciones, puesto que, si posteriormente no se ajustan a la norma su reputación podría estar en riesgo.
En resumen, lo más aconsejable para demostrar la confianza de un Organismo de Certificación es trabajar con uno que tenga buena reputación y esté acreditado por un Organismo de Acreditación reconocido por la IAF.
ISO (International Organization for Standardization) son las siglas en inglés de la Organización Internacional de Normalización.
Esta organización se fundó en 1926 bajo el nombre de Federación Internacional de Asociaciones de Normalización Nacionales (ISA) y su objetivo era crear normas para el sector de la ingeniería mecánica. La organización se disolvió durante la Segunda Guerra Mundial.
No obstante, en 1946 cuando finalizó la guerra, se creó lo que hoy conocemos como ISO, la cual comenzó a realizar sus funciones en 1947.
Actualmente, ISO, cuenta con miembros de 165 países y 3000 organismos técnicos colaboradores en el desarrollo de normas. La organización es independiente y es considerada como la mayor creadora mundial de normas de carácter no gubernamental. La sede central está establecida en Ginebra, Suiza.
Estas normas ISO son realmente útiles para comprar y vender bienes o servicios a nivel internacional, ya que garantizan entre otras muchas cosas que se cumplen con unos estándares de calidad y respeto con el medio ambiente.
Debemos mencionar que, durante sus primeros 40 años de existencia, ISO, se centró en desarrollar normas técnicas para productos y tecnología. Posteriormente, al llegar a la década de los 80, se comenzó a elaborar las primeras normas y más conocidas de todas sobre la calidad, las ISO 9000. Un poco después, en la década de los 90, se crearon las ISO 14000 de Gestión Ambiental.
ISO 45001 se encuentra dirigida a cualquier empresa independientemente de su tamaño, tipo o naturaleza. Tiene el objetivo principal de la prevención de los daños y el deterioro de la salud en los empleados. Además, de proporcionar lugares de trabajo seguros y sanos.
ISO 45001 refuerza el papel de la alta dirección en el liderazgo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
La norma ISO 45001 es necesaria porque cada año se producen más de 2,3 millones de fallecidos a causa de un accidente o enfermedad laboral, según datos de la Organización Internacional del Trabajo. Por ello ya son muchas organizaciones que se encuentran preocupadas por la seguridad de sus trabajadores.
Para prevenir lo anterior, se lleva a cabo la auditoría reglamentaria, una herramienta que permite a las empresas cumplir con la legislación vigente en materia de prevención de riesgos laborales y se implementa un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según la norma OHSAS 18001.
La Norma ISO 45001:2018 incluye una serie de cambios novedosos respecto a su antecesora, OHSAS 18001. Estos cambios pretenden mejorar el desempeño de los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Las novedades de las que hablamos son las siguientes:
- Contexto de la organización: el contexto interno y externo puede implicar la aparición de nuevos riesgos. En este sentido será necesario contar con herramientas para controlar dichos riesgos.
- Liderazgo: el papel de la Alta Dirección cobra especial protagonismo en la Norma ISO 45001. Se debe evidenciar el compromiso de la misma con el sistema.
- Gestión de riesgos y oportunidades: nos ayudará a tomar medidas para tratar ambos aspectos y contribuir de manera positiva a los resultados de la organización.
- Evaluación del desempeño: se deberá realizar el seguimiento, medición, análisis y evaluación de la eficacia del sistema y de las acciones llevadas a cabo.
- Información documentada: este concepto reemplaza a lo que conocía como procedimientos documentados o registros.
- Cambio de estructura: la Norma se basa en la Estructura de Alto Nivel que describe el Anexo SL.
- Acciones preventivas: ya no se habla de este tipo de acciones en la Norma. Sin embargo, sí se habla de incidentes, no conformidades y acciones correctivas.
- Representante de la Dirección: la Norma no contempla esta figura puesto que la responsabilidad máxima del sistema recae sobre la Alta Dirección.
Antes de que se publicase el Anexo SL cada norma de Sistemas de Gestión tenía su propia estructura. No obstante, a partir de la publicación de este Anexo, todos los documentos que se han publicado o revisado siguen una misma estructura que denominamos “Estructura de Alto Nivel”.
La Estructura de Alto Nivel (HLS High Level Structure), se compone de:
- Alcance
- Referencias normativas
- Términos y definiciones
- Contexto de la Organización
- Liderazgo
- Planificación
- Soporte
- Operación
- Evaluación del desempeño
- Mejora
Por eso, todas las normas compartirán capítulos, estructura, títulos, etc. Igualmente, los textos introductorios, términos y definiciones serán comunes.
Es necesario aclarar, que las particularidades de cada normativa se introducirán en el capítulo que les corresponda.
El objetivo consiste en que todas las normas de Sistemas de Gestión ISO estén alineadas y la compatibilidad de las mismas se mejore. Para las organizaciones que operen con un Sistema de Gestión Integrado será muy útil, ya que podrán satisfacer las necesidades de dos o más normas ISO a la vez.
A nivel interno, ISO busca garantizar la calidad de sus normas aplicables a organizaciones de cualquier tamaño. La Estructura de Alto Nivel garantiza que la norma que se ha redactado es adecuada. Finalmente debemos decir que las normas deben ser flexibles, que estén diferenciadas unas de otras y perfeccionen los Sistemas de Gestión.
Como último dato, ISO busca que las normas que se creen no sean demasiado prescriptivas. Las normas deben aportar flexibilidad a las organizaciones para diferenciarse a sí mismas y para perfeccionar los Sistemas de Gestión más allá de la norma.
El grupo de trabajo ISO PC 283 WG1 fue el encargado de desarrollar el nuevo estándar.
El calendario fue el siguiente:
Febrero 2017: el grupo de trabajo 1 cumple y completa la revisión de los comentarios
Marzo 2017: edición y preparación del DIS 2
Abril 2017: publicación del DIS 2 para su traducción
Junio/Julio 2017: votación del DIS 2
Septiembre 2017: reunión del PC 283 y grupos de trabajo 1 para revisar los resultados de la votación del DIS 2.
12 Marzo 2018: publicación de la norma.
Sabemos que el proceso de migración abarcará un periodo de tiempo de 3 años, por lo que desde su publicación el 12 de marzo de 2018, la anterior norma seguirá siendo útil. Pero como ya hemos explicado antes, una vez finalizado este tiempo, la norma dejará de ser útil y habrá que comenzar el proceso de migración a ISO 45001 para seguir disponiendo de nuestra norma.
Por ello, si se desea pasar de OHSAS 18001 a ISO 45001 recomendamos no dejarlo para el último momento y seguir una serie de pasos para facilitar la migración.
- ISO (Organización Internacional de Normalización).ISO interviene en el proceso de transición de la siguiente forma:
- Publicación del borrador final de la norma (FDIS). Este documento permite a las organizaciones comenzar con los preparativos, formar a los auditores y ejecutar auditorías de certificación.
- Publicación oficial de la Norma Internacional.
- Retirada de la versión anterior de la norma.
- Invalidar la norma anterior. Los certificados en base a ISO 14001:2004 serán cancelados cuando acabe el periodo de transición.
- IAF (Foro Internacional de Acreditación).Este organismo en colaboración con ISO publicó un documento de orientación para la transición. Este documento recogía las instrucciones y recomendaciones aplicables a Organismos de Acreditación y Organismos de Certificación.Proporcionaba un marco de referencia sobre el proceso de transición para Organismos de Certificación, Organismos de Acreditación y facilitaba una cronología sobre este tema.
- El Organismo de Acreditación.Este organismo tenía la misión de ampliar las orientaciones del IAF y definir los requisitos específicos para sus Organismos de Certificación acreditados. Anteriormente, mencionamos que cada Organismo de Acreditación es diferente, por tanto las interpretaciones de las orientaciones del IAF podrían variar.
- El Organismo de Certificación.El Organismo de Certificación debe considerar los requisitos y orientaciones de ISO, IAF y el Organismo de Acreditación para planificar el proceso de transición. Desde ese instante la calidad del proceso de transición cambiará de una organización a otra, dependerá de la habilidad y experiencia del Organismo de Certificación para gestionar la transición.
- La organización certificada.La organización que esté en proceso de certificación deberá trabajar con su Organismo de Certificación para encontrar y desarrollar la mejor estrategia para su transición.
- Se encuentra conforme a los requisitos de la empresa para su sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, incluyendo la política y los objetivos. Además, de todos los requisitos del documento.
- Se implanta y mantiene de forma eficiente.
Para ello, la empresa deberá:
- Planificar, establecer, implantar y mantener programas de auditoría que incluye la frecuencia, los métodos, las responsabilidades, la consulta, los requisitos de planificación y la elaboración de informes .
- Definir los criterios de auditoría y el alcance de la auditoría.
- Seleccionar auditores y llevar a cabo auditorías para asegurarse de la objetividad y la imparcialidad de los procesos de auditoría.
- Informar de los resultados y hallazgos tanto a la Alta dirección como a los empleados
- Tomar acciones para abordar las no conformidades.
- Conservar información documentada como evidencia de la implantación del programa de auditoría y los resultados de las auditorías .
Al igual que las demás normas ISO, el proceso de transición, aunque en este caso es de migración, durará tres años desde la fecha de publicación de la ISO 45001, 12 de marzo 2018, es decir, será válida hasta marzo de 2021.
Esto quiere decir que a partir de marzo de 2021 todas las certificaciones OHSAS 18001 quedarán obsoletas e inservibles, por lo que, si una organización desea obtener esta certificación, deberá iniciar el proceso de migración a la nueva norma.
Conseguir la nueva norma ISO 45001 es sencillo, simplemente hay que acceder a la web oficial de ISO y seleccionar la norma que deseamos comprar.
Para estar conforme debemos cumplir los requisitos que exige la norma, sin embargo, podemos realizar preliminares para cumplir con la norma. Entre ellos encontramos:
- Capacitarse y documentarse.Se pueden realizar cursos para obtener amplios conocimientos sobre la norma antes de implementarla. La Escuela Europea de Excelencia imparte un interesante Diplomado sobre ISO 45001 al que puede inscribirse en su página web.
- Razonamiento estratégico.Planificar, pensar, decidir… Esto quiere decir que antes de actuar habrá que:
- Encontrar qué beneficios aporta a la organización la nueva norma con respecto a la actual situación.
- Comprender cuáles son las diferencias reales entre ISO 45001 y OHSAS 18001 y lo que conlleva el nuevo Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Analizar las ventajas de integrar varios sistemas de gestión.
