¿Cuáles son las etapas a seguir en un proceso de gestión de incidentes de trabajo?
Incidentes de trabajo
La gestión de incidentes es un término muy amplio que se utiliza por diferentes prácticas. Cuando hablamos de Salud, Seguridad y Medio Ambiente la mayoría de las organizaciones utilizan un mismo proceso para la gestión de incidentes de trabajo. No obstante, es necesario realizar algunas etapas para que el tratamiento de incidentes sea el apropiado.
Durante el artículo de hoy vamos a ver cuáles son las etapas esenciales en un proceso de gestión de incidentes de trabajo.
Un proceso modelo para la gestión de incidentes
La gestión de incidentes ofrece información sobre la causa de un problema y ayuda a evitar que ocurra.
La estandarización del proceso de gestión de incidentes mejora, sin dudas, la comparabilidad de los datos e incrementa la eficiencia. Sin embargo, el 60% de las organizaciones no utilizan un software comercial para automatizar esta práctica, lo que lleva a poca visibilidad y pérdida de oportunidades para incrementar la seguridad en el ambiente de trabajo.
Las organizaciones líderes generalmente usan un sistema para administrar el proceso de gestión de incidentes con automación, estandarización y transparencia. El proceso de gestión de incidentes deberá contener algunas etapas fundamentales, independientemente de si utiliza un software o no.
Las etapas fundamentales de la gestión de incidentes de trabajo
Notificar el accidente de trabajo
Durante esta etapa se envía la información preliminar obtenida del accidente de trabajo y se envían a la gestión. Esto, se suele hacer por un trabajador en el mismo lugar del accidente. La notificación deberá incluir:
- Localización
- Equipamiento involucrado
- Fecha y hora
- Tipo de incidente
- Gravedad
- Título
- Profesional involucrado en el incidente
- Explicación de lo que ha sucedido
- Detalles de las acciones que se tomaron en ese momento
- Imágenes adjuntas
Si tiene un software, la notificación será llevada a cabo rellenando un formulario electrónico. Una vez enviadas, las notificaciones serán distribuidas a los evaluadores apropiados con base a las informaciones como localización, tipo y gravedad.
Evaluación inicial
El evaluador apropiado debe examinar la notificación que se envió. El evaluador tendrá que conocer de primera mano las políticas de la organización y la legislación que le aplica en seguridad y salud, además deberá confirmar:
- Severidad real
- Clasificación específica del tipo de incidente
- Si el registro legal se realizó
- Las acciones inmediatas que se tomaron
Se determinará si una investigación es necesaria. La investigación sólo será necesaria en casos de accidentes graves.
(Si no fuera necesario realizar una investigación, la siguiente etapa debe ser ignorada).
Investigación del incidente de trabajo
La investigación es generalmente la etapa más demorada del proceso de gestión de incidentes. Abarca de forma principal los datos cualitativos, lo que lleva tiempo para ser colectado.
Una vez que el investigador principal garantiza un equipo de investigación, esta etapa abarca:
- Reunir información sobre las políticas y capacitaciones que se pueden aplicar
- Establecer una secuencia de eventos
- Reunir la documentación del personal involucrado
- Escuchar las declaraciones de los testigos
- Colectar más evidencias de apoyo
El rigor, la precisión y la puntualidad de una investigación de incidentes ofrecen muchos beneficios al utilizar un software. Una investigación reúne un gran volumen de informaciones, incluyendo datos personales y confidenciales, que tienen que ser cuidadosamente documentados.
Análisis de causa
El análisis de causa raíz, es esencial para descubrir qué acciones correctivas tienen que ser tomadas. Existen muchos métodos para realizar un análisis de causa raíz, pero el principal objetivo será el de responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué sucedió?
- ¿Cómo sucedió?
- ¿Por qué sucedió?
- ¿Qué se puede corregir?
Cuando se concluya el análisis podrá descubrir los fallos que han llevado a que se genere ese accidente y conocerá las posibles fallas latentes. Para remediarlos y evitar que vuelva a ocurrir, se deberá definir un plan de acciones correctivas.
Acciones correctivas
Las acciones son importantes para casi todos los incidentes, de forma especial después de una investigación y de realizar un análisis. Mientras tanto, descubrir las causas sólo es útil si actúa para corregirlas. Las acciones pueden ser definidas en cualquier etapa de la gestión de incidentes, pero puede las más valiosa surja después de realizar el análisis.
Cada acción tiene un plazo específico y ser rastreable. Además de un título y una descripción, deberá incluir:
- Prioridad
- Responsable
- Categoría
- Plazo de ejecución
- Status
Las acciones que tratan las causas inmediatas son llevadas a cabo en el local, mientras que los fallos latentes se tratan por la gerencia y demoran más en ser finalizadas. Todas las actualizaciones y evidencias tienen que ser registradas y estar visibles para mantener el equipo de gestión de incidentes alineado.
Evaluación final
La evaluación final establece si el registro del incidente puede ser cerrado. Los evaluadores deberán analizar todas las etapas del proceso y aprobar la conclusión o solicitar otras acciones.
Solo aquellos con la autorización apropiada pueden aprobar o rechazar el proceso, y todos los comentarios de cada aprobación o rechazo deben ser registrados. Una práctica recomendada es hacer que los comentarios sean obligatorios al realizar una aprobación/rechazo.
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