¿Cuáles son los principales problemas de las inspecciones en terreno?
Inspecciones en terreno
El objetivo que persigue la realización de las inspecciones en terreno es apreciar la solvencia actual y futura de la organización. Más específicamente, el objetivo es comparar el perfil de riesgo de la organización y su capacidad para afrontarlo y detectar cualquier problema que pueda afectar a la capacidad que tiene la empresa de conseguir el cumplimiento de sus obligaciones.
Las emergencias pueden crear una variedad de peligros para trabajadores en el área afectada, las cuales se podrían controlar con OHSAS 18001 como podemos leer en el siguiente post «OHSAS 18001: Preparación y respuesta ante emergencias»
La inspección en terreno no debe estar limitada con la detección de problemas de la organización. La supervisión se debe ahondar en las razones que existen y en identificar todas las soluciones.
Los objetivos se pueden separar en objetivos intermedios:
- Valorar todos los activos y analizar la adecuación de las tarifas.
- Evaluar la conducta técnica del negocio.
- Evaluar el trato que se les ofrece a los clientes y determinar si se utilizan actividades ilegales o impropias que supongan un costo para la empresa.
- Evaluar los sistemas contables y los controles internos, además de obtener la opinión de la administración corporativa.
- Detectar todo los problemas que pueden surgir en la empresa.
Procedimiento de la inspección en terreno
Después de realizar un análisis de información financiera y estadística enviada por la empresa, el supervisor deberá desarrollar un programa basado en el análisis sistemático de los antecedentes de la organización. Finalmente se realizará la inspección en terreno, llevado a cabo dentro de los próximos meses.
Este plan tendrá en cuenta la frecuencia con la que se realizan las inspecciones en terreno y el perfil de riesgo que tiene la empresa. Las inspecciones en terreno son mucho más frecuentes y mucho más profundas cuando hablamos de empresas que se encuentran en una posición de dificultad económica o financiera.
El plan de la inspección en terreno se debe mantener actualizado, ya que pueden surgir nuevas prioridades durante todo el año. El tiempo que lleva realizar una inspección en terreno puede ser de diferentes días hasta meses dependiendo del tipo de negocio, el tamaño y los problemas que se pueden presentar.
Una inspección en terreno debe comenzar con una visión global de la organización de forma que se deberá realizar una planificación que esté enfocada de forma correcta en el área del trabajo. La revisión se debe llevar a cabo por una serie de administradores y debe quedar registrada en la agenda de trabajo.
La realización de las inspecciones en terreno puede ser de una forma convencional, es decir, manualmente. Esto puede suponer alguna serie de problemas:
- Pérdida de datos, ya que si se trabaja en papel es fácil que se pierda. Esto supone que se deba comenzar de nuevo.
- Si se trabaja en papel, quedarse sin espacio en las oficinas es un factor muy importante que se debe tener en cuenta.
- Debemos tener plena confianza en la persona que lleva a cabo las inspecciones en terreno, pero puede ser que no quede constancia de que realmente estuvo en el lugar indicado.
- Una empresa que cuente con muchas zonas en las que realizar inspecciones en terreno puede tener el problema de que sea muy difícil homogeneizar todos los criterios a seguir en todas sus localizaciones.
- Al realizar el informe debe estar comprobando de forma manual todos los datos, lo que puede suponer errores humanos que varíen las cifras.
- Puede ser que la persona encargada de realizar la inspección en terreno se le pase la fecha en la que debe asistir, variando el calendario que tenía previsto.
Para evitar todos los inconvenientes se puede automatizar el proceso, solucionando todos los problemas mencionados anteriormente:
- La persona encargada de llevar a cabo la inspección en terreno, lo que puede realizar directamente en la zona gracias a la utilización de un smarphone o tablet.
- No es necesario contar con internet directamente en el lugar a inspeccionar. Esto es posible porque se guardan los datos y se pueden sincronizar en el momento en que se disponga de internet.
- Se utiliza un smarphone en el que quedará registrado la geoposición, con lo que se podrá verificar que la inspección ha sido llevada a cabo de forma satisfactoria en la localización concreta.
- Queda registrado el tiempo que se ha tardado en realizar la inspección en el terreno.
- Se puede homogeneizar los criterios necesarios para comprobar que cumple o no cumple con los requisitos establecidos.
- Se pueden establecer los textos predefinidos que corresponda con cierta no conformidad. Esto hace que se gane mucho más tiempo para otros temas importantes.
- Con todo informatizado es mucho más sencillo realizar un seguimiento de los hallazgos encontrados. Se genera un informe automático, evita errores humanos que pueden darse en el caso de que se tengan que pasar los datos de forma manual. Se puede tomar las medidas necesarias mucho más rápido, evitando riesgos mayores.
- La comunicación entre la persona responsable y el inspector deberá ser mucho más fluida y sencilla.
- Se deberán establecer acciones de mejora o resolver los errores de una manera sencilla y rápida.
- Los informes se pueden enviar de forma directa a la central para que se pueden realizar las gestiones necesarias en cada caso.
Software para inspecciones en terreno
ISOTools Excellence ha desarrollado una nueva funcionalidad que permite a sus usuarios configurar diferentes check list para realizar las inspecciones en terreno y enviar mecanismos de levantamiento de no conformidades u oportunidades de mejora.
Está diseñado para que se puedan realizar auditorías en el terreno, inspecciones y manteamiento de equipos.
