OHSAS 18001 ¿Cuáles son los documentos obligatorios?
OHSAS 18001
Muchas organizaciones generan un sobre esfuerzo, ya que piensan que deben documentar todo lo relacionado con cada proceso. No se dan cuenta de que esto no es necesario para cumplir con todos los requisitos de la norma OHSAS 18001. En la norma OHSAS 18001, existen diferentes procesos obligatorios, pero estos no están obligados a ser procedimientos documentados. Se determinan que son muchos registros que deben mantenerse, que son generados por los procesos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
¿Qué documentos son una necesidad en OHSAS 18001?
Estos son los documentos que necesita para producir si quiere cumplir con la norma OHSAS 18001:
- Alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- La política de seguridad y salud en el trabajo.
- Registrar la identificación de peligros, evaluar los riesgos y los controles que se determinan.
- Objetivos y programas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Roles, responsabilidades y autoridades.
- Competencia y formación.
- Comunicación de las partes externas
- Los elementos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y su interacción.
- Los procedimientos del control operacional
- Supervisión de la información del desempeño.
- Los registros de calibración.
- Evaluación de los registros de cumplimiento.
- La no conformidad, las acciones correctivas y preventivas.
- Los registros de auditoría interna.
- La revisión de la gestión de los registros.
Estos son los documentos que se requieren para ser mantenidos por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según la norma OHSAS 18001. Se debe mantener también cualquier otro registro que ha identificado como necesario para asegurar que su sistema de gestión funciona correctamente, se encuentra mantenido y se mejora a los largo del tiempo.
Comúnmente utilizamos documentos no obligatorios
No existe ningún sistema utilizando sólo los documentos preceptivos. Existen muchos documentos no obligatorios que se pueden utilizar con la aplicación de la norma OHSAS 18001. Estos documentos no son obligatorios para ser utilizados con mayor frecuencia:
- Procedimiento para la identificación de peligros y evaluación de riesgos y controles.
- Procedimientos para los requisitos legales.
- Procedimiento para la competencia, formación y sensibilización.
- Procedimiento para la comunicación, participación y consulta del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Procedimiento para el control de los documentos y los registros.
- Procedimientos para la preparación y respuesta ante emergencias.
- Procedimientos para realizar la evaluación de la conformidad.
- Procedimiento de inconformidad, acciones correctivas y acciones preventivas.
- Procedimientos para realizar las auditorías internas.
Mientras que la norma OHSAS 18001 no requiere que se documenten todos los procedimientos, una regla de oro es decidir si desea documentar un proceso como el siguiente:
Si tu empresa necesita un documento escrito para garantizar la coherencia entre los empleados, entonces debería hacerlo.
Esta es la mejor forma de asegurarse de que su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo se implemente de forma fiable.
La documentación es importante, pero que sea sencilla
La documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo debe garantizar los procesos críticos, en los que se necesita asegurar de que todos los trabajadores hacen siempre lo mismo. Con el fin de hacer que esto funcione, es aconsejable contar con procesos sencillos para que sean mucho más fáciles de entender. A menudo, el uso de un diagrama de flujo gráfico puede ser suficiente para transmitir toda la información relevante de forma rápida y fácil. Cuanto menos complicada sea la documentación, más fácil será asegurarse de que todos los empleados pueden obtener resultados repetibles.
Software OHSAS 18001
La mejor forma de controlar la prevención en una organización es mediante la optimización y automatización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según OHSAS 18001. Para ello existen herramientas como el Software ISOTools Excellence que aportan grandes ventajas como la obtención de resultados excelentes, un aumento de la eficacia y efectividad o un ahorro de tiempo y costes.
Existe la posibilidad de automatizar la preparación y respuesta ante emergencias, así como la totalidad del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Para ello se puede utilizar herramientas como el Software ISOTools Excellence que está especialmente diseñado para responder satisfactoriamente a los requisitos de la norma OHSAS 18001 y aumentar su eficacia.
