OHSAS 18001 ¿Cómo estructurar la documentación?

OHSAS 18001

La implementación de la norma OHSAS 18001 se puede ver como una carga burocrática que consume energía y tiempo sin verdadero valor añadido a la organización. Dependiendo de cómo está estructurada la documentación y cómo se desarrolla. Si desarrolla documentos sólo para cumplir con los requisitos de la norma, sin tener un sentido del propósito de cada documento y su papel en el sistema, la documentación será abrumadora, ineficiente. ¿Cómo se puede evitar este inconveniente en la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo?

Jerarquía de la documentación

Una de las principales razones por las que la documentación no funciona en beneficio a la organización es porque los autores no tienen una idea clara de la finalidad de cada tipo de documento, y el lugar que le corresponde. Existen diferentes tipos de documentos utilizados para establecer un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según OHSAS 18001. La política, el manual, los procedimientos, instrucciones de trabajo y los requisitos. Cada uno de ellos tiene su papel en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo como se presenta a continuación:

La gente a menudo se pregunta por qué un documento es el más importante. La forma más sencilla se determina la jerarquía sobre la escritura del documento, es decir, si está escrito por la dirección va en la parte superior. Si lo rellenan los empleados va a la parte inferior de la pirámide.

¿Cómo estructurar la documentación?

La norma OHSAS 18001 requiere cierta documentación y la mejor manera de empezar a producir un documento es entender su función y propósito antes de crear y hacer cumplir la misma. La documentación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que debe estar estructurado de la siguiente forma:

• Política de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: una política representa una declaración por parte de la empresa. Se puede entender como la constitución del sistema y surgen todos los demás documentos de la misma. La política será escrita por la alta dirección y el propósito que persigue es la definición de la dirección general y el objetivo que establece el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. La política de seguridad y salud en el trabajo proporciona un marco para el establecimiento de la prevención de riesgos laborales.

• Manual de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo: esto no es un documento obligatorio según la norma OHSAS 18001. A menudo se utiliza para documentar el alcance de la prevención de riesgos laborales y los principales elementos del sistema de gestión. Se trata de un documento común, por lo general es el primer documento con el que una empresa de certificación debe familiarizarse. En el caso de una pequeña empresa que cuente con riesgos sencillos, los procedimientos se pueden colocar en el manual de Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Procedimientos: los procedimientos de prevención de riesgos laborales pueden tener diferentes formatos y estructuras. Pueden ser: narrativa, estructurados, tablas, ilustrados, etc. los procedimientos deben incluir el título, objetivo, alcance, responsabilidades y autoridades, se deben describir las actividades y la referencia a las correspondientes instrucciones de trabajo, procedimientos normalizados de trabajo y registros.
• Instrucciones de trabajo: la razón más común para la creación de una instrucción de trabajo para evitar las no conformidades. Por lo general, está escrito para estas actividades en el proceso con la más alta probabilidad de ocurrencia de una no conformidad. Las instrucciones de trabajo pueden ser parte de dicho procedimientos, o pueden ser referenciando en un procedimiento. En general, las instrucciones de trabajo tienen una estructura similar en los procedimientos y abarcan los mismos elementos. Las instrucciones de trabajo incluyen ciertos detalles de las actividades que se deben realizar, centrándonos en la secuencia de los pasos, herramientas y métodos que deben utilizarse y la precisión requerida.
• Requisitos y formas: se deben establecer ciertas evidencias de que las actividades y los procesos se llevan a cabo en la forma prescrita en los procedimientos e instrucciones de trabajo. Este es el objetivo principal de los registros y formas. La mayoría de ellos se encuentran llenos de trabajadores, pero algunos de ellos se rellenan por la alta dirección. La mejor manera de hacerlos es evitar la exigencia a los trabajadores a escribir ensayos. Se deberá contar con registros de verificación en lugar de filas vacías para que los trabajadores escriban frases que se aseguran de que los formularos se rellenan de forma rápida y sencilla.

Los documentos deben adaptarse a su empresa

Los documentos no se pueden crear sólo para que se encuentren en una lista porque lo establezca la norma OHSAS 18001. Es importante que la documentación sea proporcional a nivel de complejidad, los peligros y los riesgos de los que se trate y se mantengan al mínimo necesario para la eficacia y la eficiencia.

Es necesario tener una perspectiva clara sobre la finalidad y la función de cada documento ayudará a su empresa a establecer una documentación adecuada para su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Sólo la documentación adecuada permitirá a la empresa cumplir con los requisitos de la norma y ayuda a evitar peligros en la zona de trabajo.

Software OHSAS 18001

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