OHSAS 18001¿Cómo se manejan las no conformidades?

OHSAS 18001

Si en tu organización se encuentra implementada la norma OHSAS 18001, deberá ser consciente de la importancia que tiene identificar y eliminar cualquier no conformidad que se encuentre. Una no conformidad se define como una negativa o falta de conformidad con las normas, reglas o leyes. Es fácil ver que cualquier no conformidad que esté sin control puede generar un efecto negativo sobre el bienestar de los empleados. ¿Qué constituye una no conformidad y como se puede identificar?

Conformidades e incidentes

En OHSAS 18001 una no conformidad se puede considerar como un incumplimiento de un requisito. Si el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo funciona de forma eficaz, es posible que sucedan incidentes. Es importante conocer los eventos que generan las no conformidades, aunque es posible que un evento se produzca a causa de una no conformidad.

Identificación de no conformidad

Existen diferentes métodos por los que una no conformidad se puede identificar:

• Investigación de incidentes: este proceso debe configurarse para llevar a cabo la investigación exhaustiva sobre los incidentes en el lugar de trabajo, y si es posible, para identificar cualquier no conformidad que puede ser la causa raíz del incidente.
• Las auditorías internas: esta función debe apuntar hacia la identificación de posibles inconvenientes que puedan existir en la OHSAS 18001.
• Foros de empleados y retroalimentación: sus trabajadores saben mejor que nadie los procesos, solicitan su retroalimentación con el fin de identificar todas las conformidades en el proceso.

Una organización lleva a cabo una explosión controlada con los que se elimina la tierra posibilitando la creación de una mina. La explosión es mayor de lo esperado, y se sigue el proceso de seguridad correcto, el resultado deseado no se ha alcanzado y se ha obtenido un riesgo innecesario para los trabajadores. La investigación de los incidentes concluyó el siguiente resultado:

• El incidente puede ser clasificado como “casi incidente”, cuando no existen empleados heridos.
• El proceso examinó y entrevisto a los trabajadores. Se encontró que los trabajadores han seguido un proceso y unas directrices. La cantidad de explosivos especificados en los documentos de procesos son incorrectos.

Ahora que entendemos lo que es una no conformidad, ¿cómo podemos solucionarla?

No conformidad: Eliminar, comunicar y monitorear

Las no conformidades, sean legislativas o reglamentarias, deben ser fijadas y comunicadas. Se les deberá realizar un seguimiento de forma regular. Aunque la norma OHSAS 18001 la considere conforme, debe ser registrada de manera formal. Las siguientes acciones deben ser llevadas a cabo:

• La acción correctiva debe decidirse, con aportaciones de las mismas, si es necesario y se dirige a la causa raíz.
• La comunicación debe llevarse a cabo, con la oportunidad de tener retroalimentación. Debe recordar que si una no conformidad es fundamental para ser eliminada por un proceso de cambio, es vital que todos los trabajadores sean conocedores de ello.
• Se establece un periodo de seguimiento y la medición, hasta que la confianza sea elevada.
• Todo el proceso debe ser documentado formalmente. Esto también le ayuda a construir una historia en su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Puede asegurarse de que tiene la capacidad de identificar, corregir y controlar todos los resultados de las no conformidades dentro de la norma OHSAS 18001. En términos de bienestar de los empleados, es mejor prevenir que curar. Es muy importante que se eliminen y se garantice que no se repetirá cualquier no conformidad que pueda suceder.

El aprovechamiento de retroalimentación de los trabajadores y de la opinión y la garantía de que su comunicación es muy eficiente. Es muy buena práctica revisar el SG-SST de forma regular para asegurarse de que es efectivo. Luchar por que sea eficaz, por que ofrezca todos sus beneficios, su reputación y su bienestar depende de toda la organización.

Software OHSAS 18001

Para que todo este proceso sea más eficaz las organizaciones proceden a la automatización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 mediante herramientas como el Software ISOTools Excellence. Este software da respuesta a cada uno de los requisitos de la norma, dando cumplimiento a la misma y que entre otras cosas, controla la gestión de los Equipos de Protección Individualizada.

La mayoría de organizaciones ya usan herramientas para optimizar su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001. Con él consiguen buenos resultados, buena satisfacción entre sus trabajadores y mejoran el rendimiento.