¿Cómo nos aseguramos de que los contratistas externos son compatibles con OHSAS 18001?
OHSAS 18001
Ya sabemos que la norma OHSAS 18001 proporciona orientación y metodologías para conocer la forma en la que las organizaciones pueden mantener la seguridad y la salud en el trabajo. La norma ISO 45001 reemplazará a la norma OHSAS 18001, aunque en este momento se encuentra en un proceso de revisión, en la actualidad la norma OHSAS 18001 es el estándar que se debe seguir cumpliendo por parte de las organizaciones. No es raro, incluso para las organizaciones que tengan un excelente Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que presten menos atención al entregar el mismo nivel de información, formación y cuidado con los contratistas y los proveedores externos, que con sus propios trabajadores.
Se debe tener en cuenta que los contratistas suelen estar en las zonas en las que existen menos trabajadores, y en consecuencia, el tiempo es un factor predominante. La seguridad y la salud es igual de importante para los trabajadores como para los contratistas, y las consideraciones que tiene el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo de la empresa es proteger el bienestar de los empleados y los contratistas por igual. Por otro lado, dadas las dificultades que podemos encontrar para satisfacer las necesidades de los contratistas vamos a ofrecer una serie de consejos para que estemos seguros de que mantenemos igualmente protegidos a los contratistas y a los empleados.
La protección del proveedor de servicios
Ya hemos visto que la norma ISO 45001 tendrá en cuenta el liderazgo que debe ejercer la alta dirección para asegurar que se dispone de los recursos que se encuentran en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo para asegurarse de que se cumple todos los objetivos. Dentro del apartado 4.4.6, en el que se ocupa del control operacional, se menciona de forma específica el término control de contratistas y otros visitantes a los lugares de trabajo. En el caso de la entrada, retroalimentación y consulta con los contratistas y proveedores externos es tan importante y valiosa la identificación de los riesgos como la misma información de los trabajadores actuales.
Si se combina con la información que sacamos de la norma ISO 45001 se puede desarrollar un cuadro completo de la forma en la que se realiza la consulta, participación y los procesos de comunicación se fusionan juntos para desarrollar un ciclo dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, donde se consultan todas las partes interesadas, la información es cotejada y todo el mundo se encuentra protegido.
De forma obvia, su empresa necesita mantener el control sobre los contratistas, ya que éstos deben seguir las reglas de prevención de riesgos laborales, es decir, deben llevar la ropa y accesorios necesarios. Se debe cerciorar de que todas las personas que se encuentran en su organización se encuentran protegidas por lo que deberá:
- Asegurarse de que sus contratistas se añaden a la matriz de entrenamiento: se debe controlar la formación que han recibido los contratistas y proveedores externos, aunque puede ser muy difícil controlar sin mantener un registro preciso. Se deben asegurar que es responsable a la hora de mantener el registro de formación al día para realizar la evaluación de la condición de la formación que reciben los contratistas.
- Involucrar a los contratistas en los foros y en las reuniones mensuales: Esto parece obvio, pero hay que garantizar la consulta que se lleva a cabo para facilitar que los contratistas proporcionen información sobre si creen que su nivel de conocimiento es el adecuado.
- Se debe desarrollar un paquete de inducción especial para los contratistas: esto va ser más ligero que realizar la inducción del personal normal, aunque se requiere de que todos los contratistas lo realicen, de esta forma nos aseguramos que obtienen un nivel básico de formación en seguridad y salud dentro del plazo estimado.
- Llevar a cabo un cuestionario para la seguridad y la salud en el trabajo de los contratistas: Este es un método que se debe solicitar para obtener una retroalimentación, de forma que se identifiquen las lagunas de formación o conocimientos percibidos, que dará a la empresa la oportunidad de conocer las habilidades o conocimientos de los que dispongan.
- Realizar una lista de correo electrónico “contratistas” y considerar la opción de otorgarle un correo corporativo al contratista para facilitar la comunicación, además los contratistas dispondrán del mismo nivel de información que cualquier otro empleado. Para los documentos importantes se deberá establecer un servicio de firma electrónica para asegurarnos de que ha sido recibido.
Contratistas externos, ¿cómo pueden ayudar?
Como ya hemos indicado anteriormente, es vital que los contratistas se encuentren involucrados en la participación y consulta, además de comunicar la retroalimentación. Se debe animar a los contratistas a que participen de forma activa en el establecimiento y mantenimiento de los estándares del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, y hacer que desempeñen un papel en la mejora continua del sistema. Se deben involucrar a los contratistas durante la revisión de los registros de la formación para que sean exactos, se encuentren actualizados y sean relevantes.
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