Los documentos obligatorios en la nueva ISO 45001

ISO 45001

El éxito de una organización se encuentra muy ligado con el personal eficiente que goce de salud, pues no hay que olvidar que es el recurso más preciado de cualquier empresa. En el segundo semestre de 2016 se espera que se publique la nueva ISO 45001 que toma conciencia con la salud y la seguridad de los trabajadores dentro de su entorno laboral.

La nueva ISO 45001 apoyará la estructura de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante el cual las organizaciones pueden mejorar de forma sistemática la seguridad y la salud de las personas en su ámbito de influencia, además debe cumplir con los requisitos legales.

El Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo ayuda a las personas a identificar, analizar y evaluar los riesgos relacionados con el trabajo y las cargas de los trabajadores y de otras personas que trabajan en el entorno de la empresa, además de poner en marcha medidas muy eficientes.

Más de 100 miembros del comité de proyecto ISO/PC 283 se encuentran trabajando en la elaboración de la nueva ISO 45001. En este comité participan varias empresas reconocidas en materia de seguridad y salud en el trabajo, como puede ser la Institución de Seguridad y Salud en el Trabajo y en particular la Organización Internacional del Trabajo.

El ISO DIS 45001 se centra en la protección contra los accidentes, y de forma especial en las cargas laborales de la personas en el ámbito de influencia de la organización que puede generar enfermedades por todo tipo de trabajo. La denominación de la norma “Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo” pone de manifiesto que la salud es igual de importante que la seguridad en el trabajo.

Aunque parezca que los riesgos laborales son mayores en la obra, no nos podemos olvidar que también existen riesgos psicosociales y ergonómicos en un despacho supuestamente seguro que puede ser igual de recurrentes en algunas empresas.

El borrador ISO DIS 45001 nos proporciona una idea de todos los documentos que serán requeridos en la nueva norma. En comparación con la norma OHSAS 18001 no existen muchos cambios, pero los requisitos de la documentación es más simple y menos exigente, siguiendo la lógica de las demás versiones de las otras nuevas normas ISO.

Documentos y registros obligatorios exigidos por ISO DIS 45001

Aquí están los documentos que se necesitan producir si se está interesado en cumplir con los requisitos de la norma ISO DIS 45001:

• Alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
• Política de seguridad y salud en el trabajo
• Definir los roles y responsabilidades dentro de la organización
• Los riesgos y las oportunidades en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
• Los procesos necesarios para abordar los riesgos y las oportunidades
• Metodología y criterios para la evaluación de los riesgos en la zona de trabajo
• Los objetivos y los planes del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
• Comunicación
• Controles operacionales
• La preparación para emergencias y los procesos de respuesta

Los registros obligatorios son los siguientes:

• Requisitos legales y otras aplicaciones
• Deben quedar registros de la capacitaciones, la experiencia y las cualificaciones
• Los resultados del monitoreo y medición
• Calibración y verificación de los equipos de seguimiento y medición
• Evaluación de las obligaciones de cumplimiento
• Auditoría interna al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
• Registro de los resultados de las auditorías internas
• Los resultados de las revisiones por parte de la dirección de la organización
• Incidentes y no conformidades
• Los resultados de las acciones correctivas

Documentos no obligatorios

No se puede establecer un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo utilizando sólo los documentos obligatorios. Existen muchos documentos que no son obligatorios pero se pueden utilizar a la hora de implementar la norma ISO 45001. Sin embargo, creo que estos documentos no obligatorios pueden ser utilizados:

• Procedimiento para determinar el contexto de la empresa y las partes interesadas
• Procedimiento para la identificación y evaluación de riesgos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
• La competencia, la formación y un procedimiento de la conciencia
• Procedimiento de comunicación
• Procedimiento de documentos y control de registros
• Procedimiento para la realización de la auditoría interna
• Procedimiento para la revisión por parte de la alta dirección
• Procedimiento para gestionar las no conformidades y las acciones correctivas

Lo bueno es que la norma ISO 45001 se actualiza para que vaya en la misma dirección de la ISO 9001 y la ISO 14001 relativa a la aproximación de los documentos y los registros, y los requisitos son los mismos para los requisitos comunes de estas normas. Por otra parte, se reducen algunos requisitos comunes de estas normas.Del mismo modo se minimizan algunos requisitos teóricos en comparación con la norma OHSAS 18001, como la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo utilizando todos los elementos y su interacción. De esta manera, la norma hace hincapié en la demostración de la eficiencia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en lugar de escribir un procedimiento teórico interminable.

Software ISO 45001

Actualmente existen herramientas como el Software ISOTools Excellence  capaces de optimizar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Tras la publicación de ISO 45001 esta herramienta incluirá los requisitos de la nueva norma y ofrecerá los mejores resultados posibles.