10 razones para tener un plan de contingencia

Plan de Contingencia

Ante la situación actual de pandemia los Planes de Contingencia deben ir orientados a los riesgos generados por COVID-19. Pero antes de nada, ¿qué es un plan de contingencia? Es un conjunto de procedimientos e instrucciones alternativas a las condiciones operativas normales de la empresa, de manera que permita el funcionamiento normal de esta, puede ser que algunas de las funciones dejen de hacerlo a causa de algún incidente o ciertas condiciones que la organización no pueda gestionar.

Para realizar un correcto Plan de Contingencia se deberá realizar una evaluación de riesgos que nos permita identificar un conjunto de medidas y acciones para dar una respuesta rápida ante una situación de incidencia.

10 Razones para realizar un plan de contingencia

¿Por qué realizar un plan de contingencia?

1. Ejecutar un conjunto de normas, procedimientos y acciones básicas de respuesta que se deben tomar de forma efectiva, adecuada y oportuna, ante una situación excepcional. 
2. Estar preparados. Las empresas han de estar preparadas para proteger a todos los públicos ante una serie de escenarios de riesgos a través de una planificación preventiva y eficiente. Por ejemplo, a través de plataformas que nos permitan estar conectados con todas los niveles de la empresa y tener acceso remoto a aquellos datos que son necesarios para la realización de nuestra labor. 
3. Mejorar la flexibilidad. Cuando se realiza un plan de contingencia las organizaciones obtienen un nivel de flexibilidad que les permite adaptarse a numerosos desafíos que puedan ocurrir en un futuro.  
4. Evitar entrar en pánico. Cuando una empresa no está preparada, todos los públicos se encuentran en una situación de incertidumbre que a su vez provoca una situación de pánico al saber que no hay soluciones preestablecidas. Esto cambia por completo, con los planes de contingencia, en ellos está esclarecido todo lo que deben saber y cómo actuar antes una situación, pudiendo implementar una solución cuando sea necesario.
5. Reaccionar en un breve periodo de tiempo. Cuando una empresa cuenta con un plan de contingencia elaborado obtiene mayor probabilidad de poder reaccionar en un tiempo menor a situaciones no planificadas. 
6. Eludir una toma de decisiones precipitadas. Normalmente las decisiones tomadas de manera precipitada no suelen ser las correctas por ello debemos evitarlas, siempre y cuando sea posible. Por este motivo, los expertos en negocios diseñan planes de contingencia después de una exhaustiva investigación y observación, obteniendo una serie de pautas a realizar ante diferentes situaciones que puedan ocurrir.  
7. Optimizar los tiempos de tu empresa. Una vez la organización es consciente de los riesgos que puede conllevar una situación excepcional como la actual pandemia COVID-19, el plan de contingencia nos ayudará a minimizar el tiempo de recuperación de los datos (RTO), además del tiempo de improductividad empresarial (RPO).
8. Maximizar la seguridad en el acceso a tus datos. Hoy en día, las empresas almacenan los datos en la nube por lo que debemos estar preparados y garantizar el acceso a estos en un proceso seguro. Para ello, habrá que confirmar el acceso a dichos datos por las personas responsables de cada organización. 
9. Clasificar los activos de la empresa otorgando prioridad para su protección. No podemos salvaguardar todos los activos de una empresa de la misma forma, es por ello, debemos saber cuales son aquellos activos con mayor valor y priorizar su seguridad para que toda la organización pueda mantener su labor con la mayor naturalidad posible.
10. Prevenir y minimizar pérdidas económicas. En una situación anormal, el funcionamiento de una organización se ve afectado en todos los aspectos y por supuesto también en los económicos, es por ello, tener un plan de contingencia establecido permitirá afrontar la situación de la forma que nos permita mantener nuestra actividad laboral. 

Para elaborar un plan de contingencia debemos seguir unos pasos fundamentales que nos permita realizarlos de una manera detallada: 

• Identificar los escenarios de riesgo en tu empresa. 
• Determinar las actividades críticas y prioritarias de la organización e identificar cuándo se podrá reanudarlas.
• Determinar que se necesita para que la organización mantenga su actividad laboral.
• Selecciona al líder o equipo responsable de llevar a cabo el plan. 
• Establece las estrategias de protección antes del incidente y las medidas de contingencia.
• Respuesta al incidente: estabilizar la situación, eliminar amenazas y peligros, además de prever daños adicionales o desastres consecuentes. 
• Considerar el lugar donde se reanudará la actividad: ¿desde las instalaciones, desde casa, etc.? 
• Reservar una cantidad suficiente para soportar los gastos fijos mínimos de un mes.

El Software ISOTools facilita la automatización en el SGSST

La plataforma tecnológica ISOTools podrá a su disposición aplicaciones destinadas a gestión de incidentes y riesgos. Permitirá que la persona responsable de la salud y seguridad de los trabajadores pueda contar con una herramienta que le ayude a conocer cuáles son los riesgos que afectan a los trabajadores y hacer así una gestión y evaluación de riesgos apropiada. Por su parte la plataforma le permitirá analizar los mismo de una manera sencilla, práctica y visual, gracias a las posibilidades de parametrización y visualización que incorpora.