Tips para auditorías SST. ¿Qué debo tener en cuenta?

Auditorías SST

Por regla general la actividad de auditorías SST se presentan en cualquier empresa u organización y aunque en la mayoría de los casos se puede tener un tiempo de preparación para esta actividad hay algunos casos en los que el espacio de tiempo es muy corto.

Por este motivo, durante el artículo de hoy, explicamos algunos de los aspectos que debes tener en cuenta en los casos en los que se deba preparar una auditoría para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Plan de auditoría SG-SST

En el momento en el que se va a realizar una auditoría es muy importante solicitarse al auditor o a la entidad encargada de la auditoría lo denominado como el Plan de Auditoría el cual en términos sencillos es un documento en el que se establece que tipo de requisitos se deben tener en cuenta para el cumplimento de los requisitos que deben ser evaluados.

Es muy importante resaltar que teniendo en cuenta que existen distintas normas o requisitos con los cuales se pueden basar en una auditoría se recomienda que con antelación se especifique con claridad cuál es el enfoque que debe tener la auditoría.

Cómo organizar el SG-SST para auditoría

Cuando tengamos claridad sobre el tipo de auditoría y el plan de auditoría que será aplicada lo más importante es que creemos un archivo digital que presente los requisitos separados por una carpeta diferente.

Esto es importante ya que hay que tener en cuenta que dentro del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo existen algunos requisitos o ítems que se pueden evaluar dentro de una auditoría qué pueden requerir diferentes documentos o registros con los que validar su adecuado cumplimiento.

Cabe destacar que en algunos casos cuándo estamos organizando de esta forma el sistema de gestión se pueden presentar situaciones en la que el mismo documento puede encontrarse repetido en varias carpetas ya que como sabemos tiene diferentes conexiones con elementos o temáticas que se encuentran relacionadas.

Tipos de auditoría SG-SST

Es cierto que existen distintos tipos de auditorías como vimos antes, basado de forma principal en el enfoque o norma que se va a tener en cuenta a la hora de realizar la evaluación del sistema de gestión, sin embargo, la esencia de una auditoría se basa en dos partes fundamentales.

Auditoría interna SG-SST

Las auditorías internas se desarrollan por los mismos integrantes de la organización quienes se encuentran como responsables del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, y la principal finalidad de estas auditorías es validad cuál es el estado actual en el que se encuentra el sistema de gestión y el nivel de cumplimiento que se tienen sobre los requisitos que se aspiran para conseguir los objetivos o metas del SG-SST.

Gracias a esto podremos identificar con facilidad cuáles son los aspectos en los cuales se tienen que implantar acciones de mejora o gestión basada en los cambios que se han presentado de forma recientemente en la organización garantizando que el momento en el que se realice la auditoría con una entidad externa se va a conseguir un buen resultado ya que se mantiene una gestión completa en todo momento.

Auditoría externa SG-SST

En este caso hacemos referencia a las auditorías externas como aquellas que son lideradas por empresas externas u organizaciones de vigilancia y control quienes no tienen ningún tipo de vinculación con la empresa u organización que será auditada.

En la mayoría de los casos este tipo de auditoría están diseñadas con la finalidad de validar bien sea un cumplimiento adecuado de ciertas normas o requisitos, así como también en los casos en los cuales se buscan algún tipo de certificación o aval al respecto al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo.

¿Cómo garantizar buenos resultados en una auditoría?

Sin lugar a dudas para garantizar un adecuado resultado de una auditoría del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo es necesario que se mantenga el ciclo de mejora continua, es decir, que la gestión o actividades para cumplir de forma continua y sin interrupciones dentro de las organizaciones.

Teniendo en cuenta hablaremos de algunos tips que pueden ser de utilidad a la hora de realizar la auditoría interna o externa del SG-SST.

Tips para auditorías del SG-SST

• Preparar con meses de antelación para realizar un adecuado cumplimiento de los requisitos que pueden requerir de cierto tiempo para su desarrollo por lo que no puedes esperar a último momento para preparar tu auditoría.
• Realizar reuniones con los responsables para verificar que todo se está cumpliendo, no basta de forma única con validad una única vez si se están cumpliendo con los requisitos o los estándares que van a ser auditados siempre lo más recomendable es que todas las personas delegadas como responsables del SG-SST pueden validad entre tres o cuatro veces cada uno de los requisitos que serán evaluados y de esta forma se garantiza que no se quedó ningún requisito o ítem que será auditado sin una adecuada gestión.
• Autoexigencia. Con la mayoría de los casos cuando no hacemos una autoevaluación validando los requisitos que serán auditados no somos muy exigentes con nosotros mismos por lo cual es recomendable que trates de cambiar tu pensamiento imaginando en el peor de los escenarios que sería lo que el auditor te puede llegar a solicitar.
• Conoce todos los documentos. Es importante que los días antes de la auditoría cuando ya tengas la tranquilidad de tener todo en orden, revises por última vez cuales son los documentos, formatos y registros que vana presentar ya que en muchos casos y, particularmente, de los documentos que fueron creados hace mucho tiempo olvidamos qué información contiene y esto representa que no nos podamos desenvolver o argumentar cómo cumplimos con algunos de los requisitos de la auditoría con lo que tenemos preparado.
• Tener disponible la documentación física y digital. durante una auditoría pueden presentarse algunos problemas técnicos por lo cual es recomendable además de tener la documentación y registros en formato digital también tener a la mano los documentos en físico.
• Verifica que todas las personas hayan participado en las actividades.
• Valida que no tengas un sistema de gestión de papel. Cumplir con los requisitos del SG-SST no es únicamente tener todos los documentos sino también que toda la información que está almacenada en cada uno de los procedimientos.