Cómo elegir un software de gestión de seguridad y salud en el trabajo
Software de gestión de seguridad y salud
Normalmente, dedicamos bastante tiempo para elegir a un proveedor de software de gestión de seguridad y salud que sea el más adecuado para nuestra organización. Puede ser que acertemos o no, esto dependerá de los criterios que hayamos utilizado a la hora de valorarlo.
Sin embargo, cuando ya hemos realizado la elección, no nos damos cuenta de que es igual de importante el proceso de elección como el proceso de implementación. En la mayoría de los casos la elección es acertada, pero algunos se pueden considerar como un error que nos ayuda a aprender y no volver a cometer los mismos errores.
Para acertar, como cliente, es necesario realizar las preguntas necesarias las que de vedad nos van a ofrecer la información que necesitas. Lo que principalmente preocupa a las empresas, no suele ser lo verdaderamente importante. Muchos clientes lo primero que preguntan es por el tiempo de implantación del software de gestión de seguridad y salud en el trabajo, es cierto que esta pregunta debería encontrarse casi al final, antes sería necesario satisfacer otras necesidades más importantes.
Los clientes deben entender que lo más importante no es el tiempo de implementación, sino el diseño del proyecto. El proyecto debe estar perfectamente adaptado a los objetivos que se pretender obtener, y que la consecución de éstos dependerá del tiempo que se pueda dedicar.
Por este motivo, la cuestión no es cuánto tiempo se tarda en implementar si no los objetivos que se quieren conseguir, como se cuantifican y cómo se consiguen.
Si estas pensado en implementar un software de gestión de seguridad y salud en el trabajo, deberás tener en cuenta que antes que tú otras personas lo realizaron, algunas fracasaron y otras obtuvieron grandes éxitos. Los que fracasaron, puede ser que fuera debido a esta serie de motivos:
No definir bien los objetivos.
No verbalizar ni hacer tangibles los objetivos. Esto puede generar frustración con los objetivos que planteas. Es necesario conocer cuál es el objetivo que te gustaría conseguir y realizarse una serie de preguntas, como:
- Sería necesario eliminar la carga administrativa
- Deberían dejar de utilizar Excel
- Se debería incrementar la participación de los trabajadores
- Será necesario digitalizar toda la gestión preventiva
- Sería necesario digitalizar la coordinación de actividades empresariales
- Es necesario realizar una transformación completa de la gestión preventiva tal y como la lleva a cabo ahora en su empresa
No pensar en los procesos.
Si vas a implementar una herramienta para gestionar todo lo que se encuentre relacionado con la gestión de los empleados deberá pensar:
- Quien es la persona responsable de los diferentes procesos.
- Las actividades que tienen que llevar a cabo cada uno y qué otras herramientas utilizan.
- Como se llevan a cabo todos los procesos y con qué herramientas
- Dónde está la información que tendrá que utilizar
Al introducir un software de gestión de seguridad y salud en el trabajo para utilizarlo en las diferentes áreas de las organizaciones es necesario que se conozcan los procesos, y deberá buscar la forma de integrarlos perfectamente.
No tener en cuenta quien será el usuario final del software.
Hay que tener en cuenta que no es lo mismo diseñar un proyecto de implementación en el que sólo estarán involucrados los técnicos de prevención, que diseñarlo para se incluyan otras personas de la organización.
No llevar a cabo las integraciones necesarias.
- La gestión de empleados. Puede ser que en su empresa tenga mucha rotación de empleados, por lo que será necesario integrada la aplicación que se utilice en recursos humanos con el software para la gestión de seguridad y salud en el trabajo, ya que se debe gestionar la seguridad y salud de los nuevos integrantes de la organización.
- Si tu empresa utiliza una aplicación para el Business Intelligence deberá plantearse integrarla con el software de gestión de seguridad y salud en el trabajo.
Enfoque no gradual
Si lo que se quiere es digitalizar toda la gestión preventiva, se puede plantear un objetivo temporal. Todo dependerá de lo compleja que sea su organización. Es una buena idea plantearse un objetivo en diferentes fases, para así poder abordarlo poco a poco y no dejar cabos sueltos en el camino.
Subestimar los recursos necesarios.
Lo que se debe tener en cuenta en este caso es el tiempo. Se deberá realizar una buena planificación de éste, ya que implementar un software de gestión de seguridad y salud en el trabajo ayudará, pero es necesario contar con una buena disciplina y tener en cuenta otros enfoques para abordarlo todo.
Elección del tipo de instalación.
La tecnología nos ahorra mucho tiempo, mejora los procesos, etc. en definitiva nos hace que el trabajo sea mucho más fácil. Se debe tener en cuenta que es cara y necesita recursos, tanto materiales como humanos, y las personas encargadas de utilizar esta tecnología debe contar con la formación y habilidades necesarias. Existen políticas de empresa contra las que no se puede luchar, por este motivo es necesario elegir si la herramienta será en la nube, instalado, a medida, etc. La opción elegida puede incrementar o disminuir su precio de instalación y mantenimiento.
La Plataforma ISOTools facilita la automatización de la ISO 45001:2018
La Plataforma Tecnológica ISOTools permanece atenta a las modificaciones que puedan ir apareciendo en el desarrollo de elaboración de la nueva norma ISO-45001 para poder ofrecer una herramienta ajustada a sus necesidades y automatizar, implementar y mantener el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que aportará este estándar.
Además, en aquellas organizaciones que ya cuenten con OHSAS 18001 ISOTools facilitará el período de transición entre una norma y otra para no perder la eficacia y eficiencia del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Laboral.
