Norma ISO 45001: ¿Cuál es el nuevo enfoque de la documentación?

ISO 45001

Como ya sabemos, la nueva ISO 45001 es un estándar reconocido internacionalmente que reemplaza a OHSAS 18001. Ahora tenemos una mayor seguridad de cuáles serán los requisitos de la información documentada. En el nuevo Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, los requisitos es uno de los elementos comunes que serán manejados de la misma forma en todas las normas del sistema de gestión ISO, incluyendo la norma ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001 y muchas otras.

¿Qué está pasando con los documentos y registros en la norma 45001?

La antigua OHSAS 18001 era un estándar que separaba los documentos y los registros. Los documentos se controlaban bajo la cláusula 4.4.5, que requiere reglas para su aprobación, revisión y actualización, cambios, legibilidad y relevancia de los documentos disponibles. Los registros, por otro lado, se encuentran controlados por la cláusula 4.5.4, que requiere que los registros sean identificables, se encuentran perfectamente almacenados, se encuentren protegidos, sean recuperables y se eliminen al final de un período de retención específico. Si en su empresa tienen implementado un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según la OHSAS 18001 esos serán los requisitos que utilicen para sus documentos y registros.

La norma ISO 45001, establece un nuevo término que reemplaza a documentos y registros. Dichos materiales ahora se denominan información documentada. El concepto incluye todos los procedimientos y registros documentados que se mencionaban OHSAS 18001. La norma OHSAS 18001 necesita de un procedimiento documentado o un registro para un cierto requisito, la norma ISO 45001 indica que necesita retener información documentada para ciertos requisitos. Dentro de la cláusula 7.5 de la norma ISO 45001 existen requisitos que se deben cumplir para toda la información documentada. Estos incluyen la creación, actualización y control de la información documentada. Los pasos requeridos son:

• Asegurar que el documento o registro sea identificado.
• Asegurar que el documento o registro sea aprobado antes de su uso.
• Controlar el documento o registro para que esté disponible donde sea necesario.
• Proteger adecuadamente el documento o registro contra el deterioro o el cambio involuntario.
• Almacenamiento de documentos y registros, incluyendo retención y disposición.

¿Qué significa esto realmente para usted?

Los requisitos para los que necesita ser documentado de forma esencial permanecen sin cambios. Esto significa que todavía necesita cierta información documentada para cumplir con el estándar, así como otra información documentada que usted considere necesaria para el sistema de gestión. Al observar los requisitos reales para saber que debe hacer con la información documentada, los requisitos son básicamente los mismos que los que han estado allí para documentos y registros. Estos requisitos, en pocas palabras son:

• ¿Puede decir cuál es la información y si está aprobada?
• ¿Es la información correcta donde la necesita, cuando la necesita?
• ¿Controla adecuadamente la información y la desecha adecuadamente cuando ya no la necesita?

Puede entonces hacerse la siguiente pregunta ¿han cambiado tanto los requisitos? La respuesta es no. En general, si tiene un método para controlar los procedimientos documentados y un proceso para controlar los registros, realmente no hay nada que cambiar, ya que los requisitos de control son los mismos. Muchas organizaciones ya tenían un solo procedimiento para el control de documentos y registros, y esto también es aceptable con los nuevos requisitos de la norma ISO 45001.

No hay nada que indique que la norma ISO 4501  debe comenzar a utilizar el término “información documentada” en su organización. Si otra terminología funciona en su organización, continúe usándola. Los auditores de certificación deberán seguir los términos que usted usa, y esta no sería la primera vez. Es necesario que se tome un minuto para revisar su procedimiento y ver que todo se encuentre cubierto. Si esto funciona para usted, no es necesario confundir a los empleados cambiando el término “información documentada” ahora incluye más que solo los procedimientos y los registros que se incluyeron anteriormente. Sin embargo, si piensa que podría beneficiarse al cambiar la forma en la que hace las cosas, este es un buen momento para hacer el cambio. Probablemente pasará por otras actualizaciones y capacitación a medida que implemente ISO 45001 después de su lanzamiento.

Haga que el sistema funcione para usted

Es muy importante recordar por qué está implantado con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en primer lugar. No es para complacer a la ISO, o incluso para satisfacer a los auditores. El sistema de administración para controlar mejora y mejorar la seguridad y salud en el trabajo. Asegúrese de que los procesos que implanta trabajen para que puedan lograr este objetivo de mejora, en lugar de estar allí para satisfacer los requisitos de la norma ISO 45001.

Software ISO 45001

La duplicidad de documentos suele ser uno de los principales problemas que encuentran las organizaciones que cuentan con sistemas integrados de gestión. Gracias al software ISOTools Excellence podrá contar con un sistema de gestión integrado evitando el problema de la duplicidad de documentos. Además de otros beneficios como identificar y cuantificar los peligros, analizar las consecuencias y evaluar el riesgo. Todo esto es gracias a una matriz, que se utiliza de forma intuitiva, en la que podrá consultar información de un solo vistazo.