¿Cómo realizar la estructura de la documentación de la norma ISO 45001?
ISO 45001
La mayoría de las personas consideran que la documentación es el paso más difícil durante el proceso de implementación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según la norma ISO 45001. La buena noticia es, que aunque la preparación de la documentación puede ser exigente y consumir mucho tiempo, no es la parte más difícil, ya que se puede hacer de una forma mucho más sencilla usando un enfoque estructurado.
A la misma vez, también se puede decir que la mala noticia es que una vez que haya terminado de estudiar la documentación, le esperan los pasos más difíciles. Pero de eso hablaremos otro día. Durante este artículo queremos centrarnos en la documentación.
Dos tipos de documentos
La norma ISO 45001 se encuentra basada en el modelo PHVA (Planificar, Hacer, Verificar y Actuar), y las cláusulas se encuentran dispuesta de forma amplia para que encajen en una o más de esas cuatro secciones.
Existen dos tipos de documentación. En primer lugar, en el idioma de la norma ISO 45001 está la “información documentada” que se debe “mantener”. Esto supone que diferentes documentos que están sujetos a revisión y actualización, se encuentran en las cláusulas del plan de la norma ISO 45001. Algunos ejemplos son la declaración de políticas, responsabilidades y autoridades, objetivos de seguridad y salud en el trabajo y los registros de riesgos, oportunidades, requisitos legales y otros.
En segundo lugar, hay información documentada que debe ser “retenida”. Estos son registros que proporcionan la evidencia de las actividades que han sido realizadas. Se registran las acciones que se planifican y llevan a cabo sus resultados. Como era de esperar, la mayoría de estos se generan en las secciones, Verificar y Actuar, es decir, la cláusula 9 y cláusula 10, pero también en la sección Hacer, cláusula 7 y 8.
Dos categorías de documentos
La documentación se divide en dos categorías, la que exige la norma ISO 45001 y la que la empresa considera necesaria para realizar una operación efectiva. La mayoría de estos últimos estarán en el nivel operacional, que consistirá en procedimientos operativos estándar, instrucciones de trabajo, etc. Esta sería la sección Hacer del estándar, es decir, la cláusula 8 y parte de la cláusula 7.
Estructura de la documentación
Se puede decir que la documentación existe en cuatro niveles, como se muestra en el siguiente diagrama a continuación:
La documentación del nivel 1 presenta la información de política comunicada por la alta dirección para establecer la base del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo. Debe encontrarse alineado con la dirección estratégica de la empresa. En términos de volumen, este nivel tiene la menor cantidad de contenido, aunque se puede decir que es el más importante. Toda la información documentada surge de los compromisos asumidos por el mismo. La documentación del nivel 1 hará referencia a la documentación del nivel 2, donde se encuentran más detalles.
El nivel 2 proporciona el detalle de los riesgo y oportunidades de Seguridad y salud en el trabajo que enfrenta a la empresa. La documentación del nivel 2 es muy importante, ya que incluirá las acciones que deben tomarse para eliminar o mitigar los riesgos y aprovechar todas las oportunidades. Esto incluye planes de acción que se encuentran incorporados en los procesos de negocio del día a día como criterios operativos o como objetivos. Para las posibles emergencias de seguridad y salud en el trabajo se encuentren identificadas, se debe documentar un plan de emergencia, detallando las acciones a tomar en caso de cada emergencia específica.
Los planes de acción se diseñan para implantarse en las diferentes funciones y niveles donde se aplican, a fin de mantener y mejorar el sistema. Por lo tanto, la información se puede estructurar de tal forma que a diferentes departamentos se le emita la documentación apropiada para sus funciones. Este envío de documentación se suele dar en muchas más ocasiones cuando se trabaja con grandes empresas con muchos procesos complejos. Sin embargo, dado que todos los procesos son interdependientes, es importante asegurarse de que esto no dé lugar a documentación y actividades inconexas. Los controles deben aplicarse sin problemas en las interfaces funcionales y de proceso. Los peligros, los riesgos, las oportunidades, los objetivos y los requisitos legales y de otro tipo generalmente se capturan en una serie de registros con referencias cruzadas, o incluso se pueden compilar en un solo documento.
El nivel 3 consiste en instrucciones de trabajo detalladas cuando se determine que son necesarias. Esto será referenciado a la documentación del nivel 2 y se aplicarán a operaciones específicas en las que la necesidad se encuentre determinada por diferentes factores como el nivel de riesgos, la complejidad, la competencia o la obligación legal. Una vez más, es importante incorporar las acciones en los procesos comerciales normales de la empresa.
La documentación de nivel 4 consiste en los registros generados como resultados de las acciones que se han planificado. La mayoría de estos son el resultado de los diferentes procesos de evaluación de desempeño que se realiza para monitorear el desempeño del sistema, como el monitoreo y medición de los controles operacionales, el cumplimiento de los requisitos legales y otros, conseguir los objetivos de seguridad y salud en el trabajo y las auditorías, así como los registros de incidentes, no conformidades y acciones realizadas.
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