¿Cómo se realiza el proceso de implementación OHSAS 18001?

Implementación OHSAS 18001

La implementación OHSAS 18001 es una manera de evaluar y gestionar los desafíos a los que se pueden enfrentar las empresas de todos los sectores y tamaños. Es decir:

• Los niveles elevados de siniestralidad y enfermedades profesionales
• Jornadas de trabajo perdidas
• Absentismo laboral
• Sanciones
• Costes de atención médica
• Compensación a los trabajadores

La implementación OHSAS 18001 tiene como objetivo conseguir una gestión ordenada de la prevención de riesgos laborales. Deberá conseguir mejorar el clima laboral, disminuir el absentismo y aumentar la productividad.

Fases para la implementación OHSAS 18001

Vamos a nombrar todas las fases de implementación OHSAS 18001:

Fase 1: Conformidad de la dirección

Durante esta fase es fundamental tener garantizado el compromiso por parte de la dirección sobre la implementación OHSAS 18001. La dirección debe asumir la mayor parte del protagonismo del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Es importante destacar que se debe tener claro cuál es el objetivo que se persigue como institución para conseguir la certificación en OHSAS 18001. Se debe a la petición de algún cliente, es decir, si busca el sello de la certificación como garantía de cumplimiento de lo establecido o si realmente pretende la mejora continuada del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Fase 2: Plan de prevención

Se debe analizar si el plan de prevención es correcto o solo se dispone de un documento creado con el fin de poder dar cumplimiento a los requisitos legales.

Para ello revisará el correcto funcionamiento de los objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo y los programas que lo van a desarrollar con el fin de conseguir los resultados. También los procedimientos, las instrucciones y las fichas existentes en la empresa, diseñadas para llevar a cabo una correcta aplicación del sistema de gestión. Es conveniente verificar también el grado de aplicación de los mismos durante el desempeño de las distintas actividades que se encuentran afectadas.

Fase 3: Nombramiento del responsable

La empresa deberá nombrar a uno o varios miembros de la alta dirección con el fin de gestionar el correcto funcionamiento del sistema.

Se tiene que disponer de un rango suficiente para poder actuar según convenga en cualquiera de las situaciones que puedan producirse durante el desarrollo del sistema.

La persona designada podrá delegar algunas de sus funciones y deberes, pero nunca podrá eludir la responsabilidad de dirigir la gestión de la seguridad y salud en el trabajo en la empresa.

Fase 4: Comité de implantación

Es muy importante que la implementación del sistema no sea de carácter unipersonal. No puede recaer únicamente en una persona, sino que deben formar parte de él el mayor número de personas de la empresa que sea posible. Así se logrará la integración del funcionamiento del sistema de gestión.

La creación de este comité no es ningún requisito de la norma OHSAS 18001. Algunos de sus posibles integrantes pueden pertenecer a la dirección y áreas de prevención de riesgos, administración, producción o mantenimiento, variando en función de la empresa de la propia empresa.

Fase 5: Manual de gestión, procedimientos, instrucciones y fichas

La ejecución de esta fase no corresponde a ningún requisito del estándar OHSAS 18001. Se considera la necesidad de realizar un manual para el correcto desarrollo de todo el sistema de gestión.

En caso de que sea en formato papel, se persigue el objetivo de darle mayor agilidad y flexibilidad al documento. Se aconseja que las hojas que lo componen sean recambiables.

Los procedimientos, instrucciones o fichas que forman parte del mismo deberán ser simples y didácticas.

El manual de gestión debe estar disponible para toda la organización, con el fin de que éstos puedan realizar las consultas necesarias. Deberá estar formado por los siguientes apartados:

• Presentación
• Política de Seguridad y Salud en el Trabajo
• Objetivos y Programas de SST
• Organización y distribución de las funciones y responsabilidades de todos los elementos de la organización
• Actividades esenciales del Plan de Prevención y su programación (Evaluación de Riesgos, Vigilancia de la Salud, Formación…)
• Planificación anual de la SST
• Índice informativo de los procedimientos y de las instrucciones del SGSST

Fase 6: Formación

Se persigue que todas las personas que llevan a cabo actividades para las empresas sean capacitadas para poder realizar las tareas de forma correcta. Una propuesta de actividades formativas esenciales a efectuar para el correcto funcionamiento del sistema de gestión según la especificación OHSAS 18001.

Fase 7: Implantación del sistema

Es muy recomendable fijar una fecha con antelación y proceder a su comunicación a todos los integrantes de la empresa. A partir de entonces, el comité de implementación y los miembros designados por la alta dirección deberán realizar un trabajo de seguimiento sobre el correcto funcionamiento y aplicar el sistema.

Durante la implementación del mismo, pueden surgir dudas o conflictos. Será en ese momento cuando el personal encargado de la implantación del sistema deberá actuar aportando soluciones.

La duración de la presente fase variará en función del nivel de cultura de la empresa en la gestión mediante procesos. Como ya se indicó en apartados anteriores, si una empresa tiene implantado ya otro sistema de gestión resultará mucho más ágil y fácil su implantación.

Fase 8: Auditoría interna

Es una fase de obligado cumplimiento. Se materializará cuando el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo se encuentre debidamente implementado.

En el procedimiento de auditoría interna se deberá establecer quién o quiénes están capacitados para poder llevar a cabo dichas actividades, ya sea personal propio o externo y definir las actitudes y aptitudes que deberán tener.

La periodicidad será al menos anual, por lo que habrán de realizarse las consiguientes programaciones con el fin de tener bajo control su correcta aplicación.

Una vez realizada la auditoría interna, se elaborará el informe de auditoría, indicándose en el mismo todos los hallazgos encontrados.

Fase 9: Revisión por la dirección

Se debe mostrar los resultados del informe de auditoría interna a la dirección de la empresa para su revisión, quedando debidamente documentada. Aunque la norma OHSAS 18001 no se indica de forma explícita, se recomienda realizarla de forma trimestral como mínimo.

Fase 10: Auditoría externa y certificación

Esta fase es de ejecución voluntaria por parte de la empresa y consiste en someter al sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo en una auditoría externa. Se lleva a cabo por una entidad totalmente independiente a la empresa, cuyo objetivo principal será la de verificar la correcta implementación del estándar de la norma OHSAS 18001 en dicho sistema de gestión.

Fase 11: Cronograma de la implantación

Queremos establecer un ejemplo de cronograma para la implantación del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo:

Software OHSAS 18001

La eficacia y eficiencia de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo es esencial para cumplir con el objetivo de disminuir y prevenir los accidentes laborales. Para no perder ni eficacia ni eficiencia podemos recurrir a la automatización del mismo mediante herramientas como el Software ISOTools Excellence.  Este software está diseñado de tal forma que da respuesta a cada uno de los requisitos que contiene OHSAS 18001, consiguiendo resultados excelentes.