La importancia de conocer la información documentada en la nueva ISO 45001

ISO 45001

La norma ISO 45001 reemplazará a la actual OHSAS 18001 durante el año 2016, ya tenemos disponible el borrador ISO DIS 45001 con el que podemos hacernos una idea a la hora de conocer los cambios que traerá la nueva norma. Si no sabe porque se realiza el cambio, le puede resultar muy útil la lectura de este post ¿Por qué se decide cambiar a ISO 45001?.

Uno de los cambios fundamentales es el enfoque que se le da a la información documentada, que es la nueva terminología operativa aplicada a todos los documentos y los registros de la norma ISO 45001, utiliza el Anexo SL como el resto de normas ISO que han sido revisadas, parece que los requisitos para la información documentada son menos exigente que en OHSAS 18001, pero inspeccionando de forma cercana las cláusulas del borrador ISO 45001 observamos que dispone de diferentes requisitos que necesitará la organización para cumplir con la norma. La redacción de la norma ISO 45001 ofrece la oportunidad de que el proceso de racionalización sea llevado a cabo con la información documentada.

Información documentada ¿Cómo utilizarla?

Como bien sabemos existen ciertos documentos obligatorios dentro de la norma ISO DIS 45001, los documentos obligatorios y los registros ahora pueden consolidarse como información documentada, según la nueva norma y se aconseja que se utilice dicha información junto con el examen de la propia norma para asegurarnos de que cumple con los requisitos de la norma ISO 45001.

Los nuevos requisitos se pueden visualizar como una posibilidad para prescindir del formato tradicional de documento, esto parece atractivo a primera vista, pero se debe decidir qué formato se adapta mejor a la organización. Para la mayoría de las empresas de tamaño medio, se puede considerar la siguiente jerarquía en cuanto a la documentación y el método de la racionalización de la información documentada:

• Una organización debe incluir el alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, en el que se incluyen los métodos y procesos utilizados para hacer frente a la oportunidades y los riesgos, los controles operaciones y la planificación, todos los requisitos necesarios para establecer el liderazgo y la comunicación, además de preparar a la organización para poder afrontar situaciones de emergencia.
• Se debe reconocer que existen procesos que se deberán incorporar a la información documentada para que su empresa, por ejemplo, realice un examen de gestión, una auditoría interna o una acción para los procesos correctivos.
• Se puede desarrollar una matriz con los resultados, se registran las salidas de los procesos y se puede utilizar para le evaluación, el análisis y mejora, además de los objetivos. Esto puede ser tu día a día en el documento de trabajo de calidad, mientras que el manual contiene más pormenores en los que todos los documentos individuales del proceso que probablemente tiene en este momento.

Los nuevos requisitos de la información documentada se representan en la norma ISO 45001 de una manera más basada en riesgo que la norma OHSAS 18001, por lo que un buen punto de partida se trata de considerar el riesgo y el potencial de su empresa, y la fuerza de trabajo por no contar con un proceso documentado. Esto le permite visualizar los documentos actuales, la evaluación del riesgo asociado a la documentación de los procesos existentes, y usarlo para decidir cómo se realizará la incorporación en sistema documentado, y además, cumplir con los nuevos requisitos.

Información documentada: Un nuevo enfoque

Los cambios hacen que los requisitos de la información documentada sean menos específica y preceptiva, pero esto no es una razón para no tener en cuenta la documentación, es probable que hayan pasado años para que se apoye la adquisición de su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, la mayoría de los cuales tendrán relevancia para su empresa.

Lo que la nueva ISO 45001 no prevé es la oportunidad de evaluar el riesgo con la documentación existente y tal vez incorporan algunas descripciones del proceso que son obligatorias en un solo documento, y del mismo modo se combinan algunos de los resultados. Tal vez en lugar de empezar con la información documentada según la nueva ISO 45001 sería bueno comenzar por la realización de una evaluación de riesgos formal del sistema documental actual, decidir lo que es obligatorio, y lo que no es obligatorio, pero es necesario decidir cómo se requiere que sea incorporado a la nueva jerarquía. En la OHSAS 18001 y en la ISO 45001 se debe asegurar que se consulta con el equipo de dirección, se involucran todos los interesados y se obtienen comentarios de los trabajadores. Se debe garantizar que el riesgo de comprometer al trabajador en cuanto a la salud y la seguridad está a la vanguardia en el momento de decidir sobre la manera de optimizar los documentos y, es mucho mejor para compatibilizarlo con los documentos que exponen el resultado final.

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