Los requisitos OHSAS 18001

Requisitos OHSAS 18001

La norma OHSAS 18001 no es muy clara en la redacción de sus requisitos, ya que existe una mezcla de conceptos según lo obligatorio a la hora de documentar los procedimientos.

Sólo en el apartado 4.4.6 Control operacional se realiza la mención de la necesidad que existe de contar con procedimientos documentados. Los procedimientos documentados sirven para cubrir diferentes situaciones en las que su ausencia puede generar ciertas desviaciones en la política de seguridad y los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

La norma OHSAS 18001 especifica que la empresa tiene que establecer, implementar y mantener uno o más procedimientos, no exige que los mismos se encuentren documentados. Existen diferentes elementos para la norma OHSAS 18001 que no exigen procedimientos, pero sí que obliga a que se documenten de alguna forma:

• Declaraciones documentadas en una política de seguridad y los objetivos planteados en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Manual de gestión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

Los requisitos OHSAS 18001 establecen que es la propia organización la que decide la extensión de la documentación dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, según las características en cuanto al tamaño, el tipo de actividad que lleva a cabo, la complejidad de los procesos y las interacciones, además de la competencia que presente el personal.

Como ya hemos mencionado, sólo se exige la existencia de documentación en el puno 4.4.6 Control operacional, donde se especifica la necesidad de la existencia de procedimientos documentados.

Procedimientos para OHSAS 18001

Los requisitos OHSAS 18001 en los que se define la necesidad de contar con procedimientos, la norma especifica que la empresa tiene que establecer, implantar y mantener ciertos procedimientos, pero no exige que se encuentren documentados.

Los procedimientos que se especifican en los requisitos de la norma OHSAS 18001 son:

4.3.1 Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles

4.3.2 Requisitos legales y otros requisitos

4.4.2 Competencia, formación y toma de conciencia

4.4.3 Comunicación, participación y consulta

4.4.5 Control de los documentos

4.4.7 Preparación y respuesta ante emergencias

4.5.1 Medición y seguimiento del desempeño

4.5.2 Evaluación del cumplimiento legal

4.5.3 Investigación de incidentes, no conformidad, acción correctiva y acción preventiva

4.5.4 Control de los registros

4.5.5 Auditoría interna

Existen diferentes elementos para los que la norma OHSAS 18001 no exige que se encuentre en un procedimiento, pero si obliga que este documentada de alguna forma:

• Las declaraciones documentadas de la política de seguridad y los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• El manual de gestión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

En el gráfico que hemos realizado anteriormente se expresa la jerarquía con la que debe contar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo en función a la documentación  utilizada. El orden en el que se encuentre depende de la organización.

La naturaleza y la extensión de la documentación tiene que satisfacer todos los requisitos OHSAS 18001, además de las necesidades y las expectativas de los clientes sin apartarse de las necesidades de la propia organización.

La documentación tiene que encontrarse en cualquier formato o medio adecuado para satisfacer las necesidades de la empresa, como pueden ser documentos en papel, documentos electrónicos, etc. A la hora de elaborar la documentación se debe tener en cuenta que tiene que satisfacer las necesidades y expectativas de las partes interesadas, la empresa debe tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Aceptar las normas internaciones, regionales, nacionales, etc.
• Requisitos que imponen los clientes.
• Nutrirse de información externa para el desarrollo de la empresa.
• Requisitos legales y reglamentarios pertinentes
• Información sobre las necesidades y las expectativas de las partes interesadas.

Resulta muy apropiado que la empresa evalúe la generación, la utilización y  el control de la documentación según los criterios de funcionabilidad, facilidad de uso, recursos necesarios, políticas y objetivos, etc.

El Manual de Gestión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo tiene que incluir el siguiente contenido:

• Una descripción del alcance del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
• La política y los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• La descripción de los elementos principales del Sistema de Gestión de la Seguridad y la Salud en el Trabajo OHSAS 18001.
• Los documentos, incluyendo los registros, que se requieren en el estándar OHSAS 18001.
• Los documentos, incluyendo los registros, determinados por la empresa como se necesita asegurar la eficiencia de la planificación, operación y control de los procesos relacionados con la gestión de los riesgos de la Seguridad y Salud en el Trabajo.

El manual de gestión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo según la norma OHSAS 18001 y además, la organización puede establecer un documento público que se presentan ante los clientes y otras personas interesadas.

El carácter público del manual establece las principales características, los valores y otros aspectos de la organización con respecto a la Seguridad y Salud en el Trabajo.

El manual de gestión tiene que comprender y referirse a los procedimientos documentados del Sistema de Gestión de SST, se destinan a la planificación y a la administración general de las actividades que generan un impacto dentro de la empresa.

La inclusión de la información confidencial queda a disposición de la organización, aunque resulte de forma clara la información que elabore, distribuya y controle los procedimientos internos de la organización. La propia empresa define la información confidencial.

Software OHSAS 18001

Actualmente, existen herramientas como el Software ISOTools Excellence muy útiles en la automatización de los Sistemas de Gestión como lo son los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001.