OHSAS 18001 Preparándonos para la auditoría

Norma OHSAS 18001

OHSAS 18001 establece unos Sistemas de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo que en la mayoría de los casos son auditados. Para ello la organización en cuestión debe poner en marcha unas actividades preparatorias que le asegure la eficacia del proceso.

El valor de las auditorías radica en obtener la certificación del sistema. Una certificación de un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo puede suponer para la organización ventajas como las siguientes:

• Reducir el número de accidentes, y por tanto las pérdidas de tiempo en producción, costes…
• Facilita el cumplimiento de la legislación aplicable en cada país.
• Adquiere un compromiso proactivo que asegura la seguridad y protección de los trabajadores.
• Mejora la imagen y reputación de la organización.
• Facilitar la integración con otras normas de gestión.
• Representa una garantía ante las partes interesadas.

A continuación comentaremos las actividades preparatorias de las que hablábamos para poner en marcha una auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001.

Designación del líder del equipo auditor.

Debe existir un responsable de gestionar el programa de auditoría, y por tanto de designar el equipo auditor. Este equipo deberá nombrar un auditor líder, que será seleccionado por su experiencia, aunque no conozca en profundidad la organización a auditar.

Definición de los objetivos, alcance y criterios de auditoría.

Los objetivos de la auditoría serán:

• Determinar el grado de conformidad del Sistema de Gestión con los criterios de auditoría.
• Evaluar la capacidad del Sistema de Gestión para garantizar el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios.
• Evaluar la eficacia del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 para conseguir los objetivos y compromisos que se especificaron.
• Identificación de áreas de mejora en el sistema.

El alcance de la auditoría describirá su extensión y límites en los siguientes términos:

• Sedes y ubicación.
• Qué parte o partes de la organización van a ser auditadas.
• Actividades cubiertas por el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001.

Por otro lado, el alcance será definido por la organización auditada pero se necesita la confirmación de la entidad que certifica, para evitar equivocaciones.

Y, para terminar con esta actividad, los criterios de auditoría son:

• Estándar OHSAS 18001:2007.
• Documentación del Sistema de Gestión.
• Legislación.
• Especificaciones contractuales.
• …

Determinación de la viabilidad de la auditoría.

Los factores que indicutiblemente determinan la viabilidad de una auditoría OHSAS-18001 son:

• La disponibilidad de la información, y si es apropiada o no.
• Cooperación por parte de la organización auditada.
• Tiempo y recursos con los que se cuentan.

Determinación de los días de auditoría necesarios.

En este punto hay que tener en cuenta aspectos como el tamaño de la organización, la complejidad de los procesos de la misma, el riesgo de la actividad… Es un elemento que varía de una auditoría a otra.

Selección del equipo auditor.

El equipo auditor elegido debe contar con todos los requisitos de competencia que se enumeran a continuación:

• Conocimientos generales sobre el desarrollo de la auditoría de OHSAS18001.
• Competencias en auditorías de Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Capacidad para comprender los conocimientos concretos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Capacidad para identificar requisitos legales y reglamentarios.

Establecer contacto inicial con el auditado.

Establecer un contacto inicial con el auditado es esencial para poder ultimar todos los acuerdos de la auditoría.

Normalmente, a los auditores líder se les recomiendan contemplar la posibilidad de realizar una auditoría previa para conseguir mucha más información y poder ver la complejidad y extensión de la organización.

Esto sirve para establecer un primer contacto con el responsable de la organización, y así poder exponerle la metodología y el desarrollo de la auditoría OHSAS 18001.

Esta visita previa plantea otra oportunidad, y es que puede servir para prevenir posibles problemas que pudieran darse durante el desarrollo de la auditoría y evitar problemas de cooperación.

Lo más complicado lo encontramos cuando la organización que se está sometiendo a auditoría tiene un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 sin documentar. En este caso el auditor tendrá que investigar cómo funciona el sistema y cómo se gestiona y controla.

Estas visitas, en las que nos encontramos con sistemas no documentados, deberán ser más completas y minuciosas. Es aconsejable que el auditor prepare una lista de comprobación fundamentada en los resultados de la investigación ejecutada.

Estas son las actividades que debería plantearse cualquier organización que quiere certificar su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001, aunque en ocasiones se trata de actividades que deben acordar tanto auditor como auditado.

Software para OHSAS 18001

Existen herramientas, como el Software ISOTools, que automatizan los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001. Esta herramienta ofrece ventajas como la obtención de resultados excelentes, facilidad en la toma de decisiones, ahorro de tiempo y costes o la mejora del trabajo en equipo.