OHSAS 18001 Planificación de auditorías

OHSAS 18001

OHSAS 18001 es una norma muy extendida por todo el mundo, a pesar de ser una norma británica. Su implantación y certificación en una empresa aporta buena reputación e imagen, entre otros aspectos.

También estamos hablando de un Sistema de Gestión de SST que:

• Facilita la gestión preventiva en organizaciones localizadas en diferentes ámbitos geográficos.
• Reduce el número de accidentes.
• Reduce las sanciones, materiales perdidos y control de riesgos en el trabajo.
• Fomenta una actitud proactiva y responsable.
• Impulsa la participación del personal en tareas preventivas.
• Mantiene a la organización viva y productiva en el análisis de riesgos.

Estas características hacen que OHSAS18001 sea sometida a una auditoría y se certifique.

La planificación, sea de lo que sea, es un elemento fundamental para lograr los objetivos deseados. En el caso del as auditorías, sino hay una buena planificación puede que no consigamos resultados satisfactorios, ni logremos ejecutar una auditoría exitosa.

Por esto vamos a ver qué pasos deberemos seguir para planificar una auditoría de nuestro Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001.

Preparación del plan

Los primero de todo es fijar unas fechas que satisfagan a todo el personal involucrado en el proceso, y que se les informe con la suficiente antelación para poder llevarlo a cabo.

El plan de auditoría debe ser lo suficientemente robusto como para garantizar que los objetivos de la auditoría se van a alcanzar. Además, debe ser elaborado de tal modo que manifieste el método a utilizar a la hora de ejecutar la auditoría.

El plan de auditoría debe contener la definición de cada una de las responsabilidades y funciones del equipo auditor así como su asignación. Es recomendable que no sea demasiado exigente y rígido en los tiempos.

Complejidad y tiempo, son dos aspectos que deben tenerse en cuenta para desarrollar la planificación de una auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001. Se trata de aspectos distintos si estamos hablando de auditorías iniciales, de seguimiento o si son auditorías internas o externas.

No obstante hay más aspectos a tener en cuenta, los describimos a continuación:

• Objetivos de la auditoría.
• Criterios de auditoría y documentos de referencia.
• Alcance de auditoría, considerando en este punto la estructura de la organización, la estructura preventiva y los procesos de auditarse.
• Fechas y lugares donde se realizarán las actividades de auditoría in situ.
• Estimación de la duración de las actividades de la auditoría in situ, teniendo en cuenta las reuniones con la alta dirección.
• Reuniones de coordinación.
• Funciones y responsabilidades de cada uno de los miembros del equipo auditor.
• Asignación de recursos requeridos para las áreas críticas de auditoría.

Preparación de los documentos de trabajo

Cuando hablamos de documentos de trabajo a preparar para una auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001 se incluyen:

• Elaboración de un listado de comprobación o verificación.
• Preparación de los formatos en los que registrar información, hallazgos, reuniones…
• Estándares y especificaciones correspondientes.
• Directrices.
• …

Una copia del plan de auditoría elaborado debe llegar al auditado, para que éste tenga la mayor cantidad de información posible antes de someterse a la auditoría. Es un mecanismo que crea confianza y cooperación entre auditor y auditado.

Ya que nos estamos preparando para la auditoría del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo podemos hablar sobre la documentación que probablemente nos exijan.

Para comenzar a tomar contacto con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 del auditado es aconsejable solicitar la documentación básica. Con esto, el auditor podrá comenzar con el examen y valoración del sistema.

En el caso de auditorías internas, lo más común es solicitar el manual de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, que aunque no es obligatorio a la vista de OHSAS-18001 la mayoría de organizaciones cuentan con él. Además del manual solicitan los procedimientos o documentos de las áreas que van a auditar y los informes de auditorías anteriores.

Es recomendable, en la mayoría de los casos, solicitar a la entidad auditada la evaluación de riesgos aplicada en los puestos de trabajo y áreas que se van a auditar, así como los listados de requerimientos legales de aplicación.

Cuando hablamos de auditorías externas necesitamos mucho más que todo esto. Primeramente la entidad auditora requiere una visita inicial para poder tomar contacto y familiarizarse con aspectos y elementos de la organización auditada como por ejemplo actividades, equipos, riesgos, personal implicado…

A partir de esta visita, y según los resultados obtenidos, se acuerdan los detalles que serán incluidos en el plan de auditoría.

Son muchos los aspectos que debe tener en cuenta un auditor del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, hemos tratado algunos y seguiremos viendo otros.

Software para OHSAS 18001

Actualmente, existen herramientas como el Software ISOTools muy útiles en la automatización de los Sistemas de Gestión como lo son los Sistemas de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001. En este caso podemos destacar que cuenta con aplicaciones específicas tales como Evaluación de Riesgos Laborales o Gestión de incidentes y accidentes que hacen que el sistema sea más eficaz y eficiente.