Auditorías de OHSAS 18001:2007

OHSAS 18001

OHSAS 18001 es una norma que puede ser auditada y certificada. Hablamos de auditoría como la comprobación de una muestra que tomamos del funcionamiento del Sistema de Gestión de la SST OHSAS-18001 frente al funcionamiento teórico/práctico de ese mismo sistema.

Esta muestra que se va a tomar ha de ser lo más fiel, exacta y verídica posible al funcionamiento real que está teniendo el sistema para que las conclusiones que se puedan sacar sean lo más ciertas, seguras y provechosas.

En un porcentaje elevado, hay que tener en cuenta que la información sobre qué está ocurriendo con un Sistema de Gestión de SST, la obtenemos de los propios ejecutores de las disposiciones de ese sistema, es decir, de personas. Hay que ser escrupulosamente cuidadosos sobre cómo, qué, a quién y cuándo preguntamos.

Consideraciones previas a la auditoría

Antes de realizar una auditoría de OHSAS18001, es importante tener en cuenta los siguientes pasos:

A. Cualificación de los auditores

Es necesario que el personal que participe en la auditoría esté lo suficientemente formado. Como mínimo el auditor debería:

• Conocer al detalle el estándar de la normativa OHSAS 18001.
• Aceptar la filosofía y los principios de la Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Contar con las aptitudes adecuadas para las relaciones con las personas de todas las áreas.
• Saber cómo usar las preguntas para averiguar los hechos de una situación.
• Cuando sea necesario, conocer la empresa y su tecnología.

 B. Listas de chequeo

Son muy útiles y debería hacérselas uno mismo. Comúnmente suele ser un cuestionario de preguntas con respuesta simple (si o no) y de comprobación de determinadas condiciones de trabajo compuesta por varios ítems que pueden contener una o varias preguntas según sea el caso.

Deberían estar disponibles en las situaciones siguientes:

• Para la falta de experiencia.
• Para consultar antes de la elaboración de la auditoría OHSAS-18001.
• Como último recurso, si el auditor no plantea más preguntas.
• Para conocer la “evidencia objetiva” de la auditoría.

Los auditores deberían oponerse a la utilización sistemática de las listas de chequeo. Para conseguir y alcanzar mejores resultados, es mejor utilizar el método de “ruedas libres” utilizando las listas de chequeo como ayuda para la memoria.

C. Programación

El tiempo utilizado en programar y reunir información es fundamental. Cuando se lleva a cabo una auditoría OHSAS18001, hay que saber elegir entre distribuir las áreas a los auditores (se auditarán en dichas áreas todos los requisitos aplicables del sistema) o repartir en partes iguales el total de los requerimientos del sistema. Se pueden efectuar las dos prácticas.

 A la hora de programar, hay que tener en cuenta lo siguiente:

• Evitar distribuir el plan de auditoría con mucho tiempo de antelación. Con una o dos semanas de adelanto sobre la fecha prevista es más que suficiente.
• No desempeñar auditorías (en el caso de auditorías internas) con tanta asiduidad que la empresa se acostumbrara a depender de los fallos o deficiencias que encontramos en el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 (SST) como si de inspecciones o actuaciones de seguimiento se tratasen.
• No sobrevalorar lo que se puede realizar en una jornada. Hay que planificarse días de ocho horas de trabajo, destinando tiempo a la coordinación y transición entre actividades y lugares.

Consejos para el auditor

Detallaríamos los siguientes consejos:

• No perder tiempo evaluando y comprobando los procedimientos escritos ya que los fallos se verán cuando se comparen los documentos con lo que ocurre en la práctica.
• Evitar personalizar los errores que se encuentren.
• Escuchar con atención. El trabajo que elabora un auditor es el de auditar, para nada debe entrar en discusiones.
• Gesticular o efectuar sonidos afirmativos para animar a que las personas se expresen libremente.
• Rehuir los comentarios y consejos críticos.
• Si se observa una no conformidad importante respecto a OHSAS 18001, asegurarse de contar con todas las pruebas necesarias para su constatación (evidencia objetiva). Si es así, debe completarse el informe en ese mismo momento.
• Si las respuestas obtenidas por los observadores no están conformes, es necesario continuar investigando hasta saber si es o no una no conformidad. En esta línea, asegurarse de que el auditado tiene clara la decisión del auditor.
• Redactar las no conformidades usando extractos de la normativa OHSAS 18001 lo que supone para el auditor una disciplina en el desarrollo del trabajo escrito y le confiere autoridad a sus informes.
• Ocupar un tiempo para intercambiar información y clasificar las no conformidades.

Adicionalmente a todo esto, existe una norma, ISO 19011:2002, que otorga un importante papel a la competencia y evaluación de los auditores Se basa en la constatación de:

• Cualidades personales.
• Habilidades para aplicar aptitudes y conocimientos.
• Educación, experiencia laboral, formación como auditor y experiencia en auditorías.

Los auditores mejoran su posición y reputación mediante la participación y desarrollo continuado de auditorías.

Software para OHSAS 18001

Como mejora del proceso de auditoría, algunas organizaciones emplean herramientas como el Software ISOTools. Este software automatiza el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001, mejora su eficacia y facilita la labor del auditor.