OHSAS 18001 Registros
Norma OHSAS 18001
OHSAS 18001 genera, durante su implementación y puesta en marcha, una serie de registros que deberemos controlar.
Estos registros aparecen como consecuencia de la aplicación de cada uno de los requisitos de OHSAS-18001, la norma por excelencia de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Para ello la propia norma nos da una serie de indicaciones a seguir.
Es necesario, al igual que en otras cuestiones, que la organización cuente con procedimientos para, en relación con los registros:
- Identificar.
- Almacenar.
- Proteger.
- Recuperar.
- Establecer un tiempo de retención y la disposición de los mismos.
Un registro es un tipo especial de documento que aporta resultados o evidencias procedentes de las actividades ejecutadas. Toda la información que, como decíamos al principio, se genera al implantar o poner en marcha un Sistema de Gestión de la SST OHSAS-18001, se puede clasificar como un tipo de registro de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Esta información puede estar recogida en soporte papel, informático, o de cualquier otro tipo. Sea como sea debe aportar evidencias de la conformidad con los requisitos y el buen funcionamiento del Sistema de Gestión de la organización.
Los registros deben ser idóneos para el proceso en el que están integrados y para las personas que deberán manejarlos. El objetivo es que la información suministrada sea suficiente para comprobar que el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001 funciona de manera correcta y eficaz y están siendo gestionados sus riesgos de SST.
Algunos registros son exigidos por el estándar de un modo obligatorio.
Identificación de los registros
Todos los registros de Seguridad y Salud en el Trabajo deben ser claramente identificables, no deben ser ambiguos. Para la identificación se puede emplear un título o un código que la organización tendrá que establecer.
La organización deberá establecer si los registros van a recogerse en algún formato preestablecido por ella o se van a tratar en formato libre. Sea cual sea la opción elegida, la organización tendrá que establecer una sistemática para controlar la revisión, aprobación, distribución, actualización y control de los formatos.
Almacenamiento, protección y conservación de los registros
De igual forma, la organización deberá indicar la forma en que almacenará los registros, tanto si son de carácter temporal o definitivo, y muy importante, deben permanecer legibles, identificables y recuperables.
El sistema elegido de almacenamiento y los lugares escogidos deben garantizar que los registros permanecerán protegidos ante los posibles daños que pudieran darse.
Si tenemos registros electrónicos no podemos olvidar instalar sistemas antivirus y el almacenamiento de copias de seguridad.
Recuperación, tiempo de retención y disposición
La organización deberá indicar el tiempo de recuperación de los registros, tanto para archivos temporales como definitivos, al igual que el tiempo de conservación para el último tipo.
Un factor importante a tener en cuenta en este punto son los requisitos legales aplicables para la conservación de determinados registros, que en cada caso puede ser diferente.
Algunos de los registros que podemos encontrarnos en un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 son, entre otros:
- Registros de formación.
- Registros de identificación de peligros y evaluación de riesgos.
- Informes de no conformidades.
- Informes sobre incidentes en Seguridad y Salud Ocupacional.
- Resultados de auditorías.
- Resultados de seguimiento y medición.
- Registros de inspección y mantenimiento.
- Resultados de revisiones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001.
- Decisiones sobre comunicaciones externas.
- Registros de quejas sobre SST.
- Registros de los requisitos aplicables.
- Registros de cumplimiento legal.
- Información sobre desempeño en SSO.
- …
Si nos vamos al texto de la norma OHSAS 18001 veremos que en muchos de los requisitos que contiene se nos pide que mantengamos registros sobre ellos. Y, en el punto 4.5.4. Control de los registros, podemos leer las condiciones que debe hacer la organización a este respecto.
En concreto, el texto de la norma OHSAS-18001 dice:
“La organización debe establecer y mantener los registros que sean necesarios para demostrar la conformidad con los requisitos de su Sistema de Gestión de la SST y de este estándar OHSAS, y para demostrar los resultados logrados.
La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de los registros.
Los registros deben ser y permanecer legibles, identificables y trazables”.
En definitiva, los registros aportan una información muy valiosa para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001, por ello requieren un tratamiento delicado. Y la pérdida de ellos supone la pérdida de evidencias importantes.
Software para OHSAS 18001
Existen algunas herramientas, como el Software ISOTools, que permiten la automatización del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001. Las ventajas de esta automatización son conseguir resultados excelentes, eficacia y efectividad, máximo retorno de la inversión, impacto positivo en el medio ambiente, facilidad en la toma de decisiones, gestión de conocimiento y mejora continua, ahorro de tiempo y de costes…
Este software cuenta con aplicaciones que dan respuesta a todos los requerimientos de la norma.
