OHSAS 18001. No conformidades, acciones preventivas y correctivas

OHSAS18001

OHSAS 18001 aporta la posibilidad de implantar un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que pueda ser certificable.

Para llegar a este objetivo es necesario atender a una serie de requisitos que esta norma contiene.

Normalmente, cuando se procede a auditar el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que hemos implantado aparecen no conformidades que podemos remediar con acciones correctivas y/o preventivas.

OHSAS-18001 insta a las organizaciones que la sigan a desarrollar, implementar y mantener una serie de procedimientos que sirvan para abordar estas no conformidades y para tomar acciones correctivas así como preventivas. Estos procedimientos deben dar cumplimiento a:

• La identificación y corrección de las no conformidades que aparezcan en nuestro Sistema de Gestión de la SST OHSAS 18001.
• La toma de acciones que minimicen las consecuencias, es decir acciones preventivas.
• La determinación de las causas que provocaron tal no conformidad y adoptar medidas que prevengan su repetición.
• La evaluación de la necesidad de ejecutar acciones que prevengan las no conformidades y la adopción de acciones destinadas a prevenir su ocurrencia.
• El registro y la comunicación de los resultados obtenidos tras la aplicación de las acciones preventivas y correctivas.
• La revisión de la eficacia de las acciones preventivas y correctivas que se tomaron.

Hemos hablado en este texto tanto de acciones correctivas como de preventivas, y quizás algún lector se esté preguntando en qué consisten.

Las acciones correctivas son todas aquellas que se ejecutan para eliminar las causas de las no conformidades que se han identificado de forma que se prevenga su repetición.

Las acciones preventivas son las que tomamos para suprimir las causas que pueden dar lugar a las no conformidades o situaciones indeseables, con el objetivo único de que no vuelvan a ocurrir.

No conformidades

Una no conformidad es el no cumplimiento de uno de los requisitos que contiene OHSAS18001 o cualquiera que suponga un posible impacto en la Seguridad y Salud de los Trabajadores.

Para gestionar las no conformidades podemos realizar las siguientes actividades:

• Definir qué concepto de no conformidad existe en la organización.

Quizás no todos los miembros de la organización tengan claro qué es una no conformidad y qué significa en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo. Por esto debemos fijar criterios que nos permitan conocer qué es para nuestra organización una no conformidad.

• Crear responsabilidades para realizar la detección y registro de las no conformidades.

Cualquier persona es capaz de detectar una no conformidad relativa a la SST, aunque lo más habitual es que este tipo de no conformidades se detecten en el área de operaciones de la empresa.

• Instaurar una sistemática para identificar situaciones no conformes.

Todas las situaciones que impliquen fallos o incumplimientos del sistema deben estar identificadas y señalizadas para poder evitarse.

• Definir la forma en la que registrar las no conformidades.

Es muy importante que las no conformidades detectadas se mantengan registradas para poder ir sumando actividades de análisis y de mejora.

• Llevar a cabo un seguimiento correcto.

Si una organización está poniendo en marcha medidas para evitar o corregir no conformidades deben cerciorarse que son eficaces y cumplen su objetivo.

• Efectuar un análisis de las no conformidades.

De igual forma que se requiere un seguimiento, es necesario incluir un análisis de las no conformidades que nos ayuden a detectar patrones de ocurrencia.

Acciones preventivas y correctivas

Las acciones que emprendamos en materia preventiva y correctiva para remediar una no conformidad, en el seno del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001, deben mantenerse registradas, y debe existir un procedimiento que refleje tanto responsabilidades, autoridades como las metodologías aplicables.

Tras detectar una no conformidad la gestión de acciones preventivas y correctivas sigue un mismo camino, que podría ser el siguiente:

• Análisis de causas.

  La organización es responsable de buscar y analizar el origen de las no conformidades, para identificar las causas por las que aparecieron.

  Podemos emplear para ello herramientas como:

  • Brainstorming.
  • Diagrama de Ishikawa.
  • Histograma.
  • …

• Acciones a emprender.

  Si ya tenemos claras las causas más probables que podrían haber desencadenado la no conformidad, es el momento de elegir aquellas sobre las que se va a trabajar para eliminar el problema.

  Esta selección se hará en base a determinados criterios que establezcamos, y según las causas se decidirán las acciones a emprender, estableciendo:

  • Descripción y secuencia de acciones a ejecutar.
  • Objetivos que queremos conseguir.
  • Responsables de llevar a cabo dichas acciones.
  • Plazo estimado para ejecutarlas.
  • Plazo estimado para verificar la eficacia de las acciones.
  • Seguimiento y/o mediciones a desarrollar.

• Seguimiento.

Es necesario, para comprobar que las acciones emprendidas para eliminar la no conformidad se están desarrollando según lo previsto, realizar un seguimiento.

• Verificación de la eficacia.

Cuando ya se han ejecutado las acciones y ha pasado el plazo de verificación de su eficacia, la organización deberá cerciorarse de que las acciones han servido para eliminar, de forma eficaz, las causas de las no conformidades. Si no es así, deberemos reiniciar todo el proceso.

• Cierre

Si hemos verificado que las acciones emprendidas han sido eficaces, la persona responsable puede dar el cierre al proceso.

Software para OHSAS 18001

Una forma de trabajar con las no conformidades y las acciones preventivas y correctivas del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 es usando herramientas que automatizan su gestión. Estas herramientas, como el Software ISOTools, nos ayudan a mejorar el trabajo en equipo, a ahorrar tiempo y costes o a gestionar la mejora continua, entre otros beneficios.