OHSAS 18001 Control de la documentación
OHSAS18001
OHSAS 18001 conforma un Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo que origina una serie de documentos imprescindibles para su correcto funcionamiento. Esta documentación si no es controlada, más que un soporte para el sistema, puede convertirse en un obstáculo para el mismo.
La documentación requerida por OHSAS-18001 aparece recogida en el texto normativo del estándar, debe incluir:
- Política y objetivos de Seguridad y Salud Ocupacional.
- Descripción del alcance del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Descripción de los principales elementos del Sistema de Gestión de SST OHSAS 18001 y su interacción.
- Documentos y registros demandados por la norma OHSAS18001.
- Documentos y registros determinados por la propia organización para lograr la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos ligados a la gestión de los riesgos de seguridad y salud ocupacional.
En el Sistema de Gestión de SSO OHSAS 18001 existen unos procedimientos documentados que describen la gestión de los procesos. En esta descripción se definen las actividades que tienen lugar en cada proceso, las personas que están involucradas en ellos y sus responsabilidades, los controles que se ejecutan para garantizar que los resultados obtenidos son conformes a los requisitos…
Por otro lado, existen además unas instrucciones que pueden denominarse de varia formas según la organización, y que describen detalladamente una actividad o tarea en cuestión. Estas instrucciones tienen como función principal dar apoyo técnico al desarrollo de los procesos.
El formato de estas instrucciones varía en función de las necesidades de la organización y del personal que conforma la misma. Podemos encontrarnos instrucciones en formato papel, diagramas de flujo, vídeos…
Los registros que se incluyen en OHSAS-18001 son un tipo especial de documento, cuya misión es aportar evidencias del desarrollo de procesos. Suele ser el tipo de documento más abundante en el Sistema de Gestión de SST.
OHSAS18001 permite a las organizaciones que ellas elijan el tipo y extensión de sus documentos, aunque en gran medida dependerá de:
- Tipo y tamaño de la organización.
- Complejidad e interacción de procesos.
- Competencia del personal.
Toda la documentación de la organización referente al sistema debe estar sometida a un control. Así la empresa deberá establecer, implementar y mantener procedimientos para:
- Aprobar documentos en relación a su adecuación para poder emitirlos correctamente.
- Revisar y actualizar documentos cuando se requiera.
- Garantizar que las versiones correspondientes a los documentos que se usan están disponibles.
- Asegurar que los documentos se mantienen legibles e identificables.
- Garantizar una correcta identificación, control y distribución de la documentación de origen externo y que la propia organización considera necesaria para la planificación y operación del Sistema de Gestión de la SSO OHSAS 18001.
- Prevenir el uso de documentación ya obsoleta y aplicar una identificación adecuada para el caso de que dicha documentación se quiera conservar por cualquier motivo.
Estas prácticas permiten disponer de un control sobre aquellos documentos que tratan sobre el buen hacer de la organización.
Además, permiten mantener informados a todos los trabajadores de la organización, asegurando que el trabajo se hace de un modo seguro y evitando errores.
A continuación detallamos los tipos de controles más frecuentes ligados a la documentación del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001.
Revisión, aprobación y emisión de documentos
La organización debería contar con unas prácticas de revisión y aprobación de documentos que se ejecuten antes de cualquier emisión de los mismos. Es esencial, por tanto, definir a las personas autorizadas que efectuarán la revisión y aprobación. Estas personas deberán contar con la autoridad y formación suficiente para desempeñar estas labores.
Es necesario también indicar cuál será la evidencia que servirá para demostrar que la revisión y aprobación han sido realizadas por las personas designadas. Normalmente esta evidencia no es otra sino la firma de los responsables en estos documentos. Si la documentación está en formato electrónico hay que definir otras alternativas, si puede ser, se podría usar la firma electrónica.
Esta revisión y aprobación no solo se aplica a documentos nuevos, también es necesaria en documentos que se vayan a actualizar.
Control de los cambios en los documentos
La organización debería contar con una sistemática que dé a conocer los cambios sufridos en un documento cada vez que éste es actualizado. Así se consigue mantener la adecuación del documento a lo largo de toda su vida útil.
También se deberá crear un control sobre las revisiones que se realizan para identificar la versión vigente de un documento, elemento importante para no hacer uso de versiones obsoletas.
Distribución de los documentos
Toda la documentación del Sistema de Gestión de la SST OHSAS-18001 debe estar disponible en los puntos de uso de la organización. Los documentos que se encuentren en dichos puntos deben estar legibles e identificables.
La información debe estar disponible para cuando sea necesaria, nos encontremos en la situación que nos encontremos, incluso en situaciones de emergencia. Aquí es importante resaltar documentación como los planos de ingeniería de las plantas, las fichas de seguridad de materiales peligrosos…
Documentos de origen externo
Los documentos que suelen manejar las organizaciones de origen externo suelen ser reglamentos, leyes y directivas, manuales de instrucciones de equipos y máquinas, listas de precios, procedimientos de trabajo…
Estos documentos deben estar controlados por la organización y serán distribuidos a todas las personas involucradas.
Control de documentos obsoletos
Si surge la necesidad de conservar documentación obsoleta se deberá identificar adecuadamente para no confundirla con la vigente y usarla en su lugar. La identificación debe ser clara e indeleble para garantizar su uso no intencionado.
Software para OHSAS 18001
El control de la documentación del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS18001 puede ser una tarea compleja que se puede facilitar mediante herramientas como el Software ISOTools que cuenta con una serie de aplicaciones que dan respuesta a las necesidades de dicho sistema, entre las que se incluye la gestión de la documentación.
