OHSAS 18001: Comunicación, participación y consulta
OHSAS 18001
OHSAS 18001 conforma un Sistema de Gestión de la SST en el que los procesos de comunicación y consulta tienen una finalidad fundamental para la organización. Mediante estos procesos se busca fomentar la participación activa de todos los miembros de la organización en las buenas prácticas de la SST y el apoyo a la política de seguridad y los objetivos de SST.
Los procesos de comunicación son esenciales en la organización, mantienen el flujo de información en todos los niveles de la misma, ya sean flujos horizontales, verticales o laterales.
La consulta, por su lado, es el mecanismo por el que se permite el debate, entre la dirección y otras personas de la organización, para considerar conjuntamente cuestiones relativas a la Seguridad y Salud en el Trabajo. El intercambio de visiones e información que esto supone hace que se encuentren soluciones perfectas a los problemas de la organización en esta materia.
La participación, dentro del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS-18001, es un proceso esencial por el que trabajadores y cualquier persona afectada por las actividades laborales pueden desarrollar y revisar continuamente las prácticas de Seguridad y Salud Ocupacional e incluso su gestión.
Los procesos de participación, comunicación y consulta permiten:
- Sistematizar todos los canales de comunicación externos.
- Fomentar la participación e implantación en los trabajadores de una mentalidad preventiva acompañada de actitudes y buenas prácticas.
- Integrar la participación en todos los niveles de la organización, ya sea interna o externamente, como por ejemplo en el caso de los subcontratistas.
Comunicación
Respecto a la comunicación, OHSAS18001 requiere que se desarrollen, implementen y mantengan procedimientos para:
- Ejecutar una correcta comunicación interna entre todos los niveles y funciones de una organización.
- Comunicarse con los contratistas y cualquier visitante que acceda a las instalaciones de trabajo.
- Recibir, documentar y responder a las comunicaciones de las partes interesadas pertinentes.
La comunicación, tanto interna como externamente, debe realizarse de forma efectiva para el correcto desarrollo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud Ocupacional OHSAS 18001. Así cualquier información relevante en materia de Seguridad y Salud en el Trabajo va a ser transmitida por el canal correcto y será recibida y emitida por la persona que corresponda.
La comunicación interna debe transcurrir de forma correcta entre todos los niveles de la organización, el flujo debe ser seguro y adecuado para que no haya pérdidas importantes de información.
Con la comunicación interna, los trabajadores de la organización podrán conocer, en cualquier momento, a los aspectos más relevantes del Sistema de Gestión de SST OHSAS 18001, de igual forma que los empleados podrán informar a los mandos más altos de la organización de las incidencias que sucedan.
Normalmente las comunicaciones internas son:
- Sobre la política de SSO de la organización.
- Sobre riesgos.
- Sobre el progreso de la eliminación de peligros.
- Convocatorias para cursos de formación o reuniones.
- Comunicaciones de accidentes o incidentes.
- Sugerencias para mejorar.
Si la organización cuenta con contratistas o visitantes, también tendrá que aplicar ciertos mecanismos de comunicación.
El alcance de este tipo de comunicación solo abarca los riesgos de Seguridad y Salud Ocupacional tratados conjuntamente entre las partes involucradas.
La comunicación debe ser efectiva antes del inicio de cualquier actividad del contratista, y será sobre información relativa a prácticas seguras de trabajo, controles operacionales…siempre relacionados con el trabajo específico que van a ejecutar.
Para los visitantes la comunicación se ajustará a señales de aviso y barreras de seguridad, así como cualquier otro comunicado verbal o escrito que les informe de las precauciones a tomar en la instalación durante su visita.
A la hora de tener que hacer una comunicación externa, la organización debe establecer la metodología de uso para recibir, documentar, y responder a las partes interesadas. Entre las partes interesadas podemos resaltar a autoridades, población local, grupos ecologistas, clientes, proveedores y subcontratistas, accionistas, aseguradoras o el público en general.
El tipo de comunicación externa, referente al Sistema de Gestión de la SSO OHSAS-18001, más habituales son:
- Comunicaciones ligadas a trámites de licencias y autorizaciones a la administración.
- Aspectos específicos del Sistema de Gestión de la SST OHSAS18001 a las partes interesadas.
- Multas administrativas causadas por incidencias en Seguridad y Salud en el Trabajo.
Consulta y participación
Cualquier consulta es un punto importante en el quehacer preventivo de la organización. Normalmente estas consultas junto con la participación de los trabajadores forman un requisito significativo en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001.
Son necesarios establecer, implantar y mantener procedimientos para:
- Identificación de peligros, evaluación de riesgos y determinación de controles.
- Participación en investigación de incidentes.
- Implicación en el desarrollo y la revisión de las políticas y objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo.
- Actuación ante cambios que afectan a la SST.
- Realizar consultas a los contratistas cuando sucedan cambios que afecten a su SSO.
Con este información es fácil reconocer la importancia que tienen estos tres procesos en una organización, tratándose en este caso de la Seguridad y Salud Ocupacional, por tanto no debe pasarse por alto ningún problema que ponga en peligro la comunicación, participación y consulta.
Software para OHSAS 18001
Para hacer más efectiva la comunicación, participación y consulta se pueden utilizar herramienta que automatizan el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo OHSAS 18001 como el Software ISOTools. Este software está compuesto por aplicaciones que se ajustan a la utilidad y requisitos de estos sistemas, aportan respuestas y soluciones rápidas, y sobre todo hacen efectiva la comunicación entre todos los niveles de la empresa.
